Anwenderhandbuch FI-CAx (SAP-Debitorenbuchhaltung), 2., erweiterte Auflage

2.1 Integration zum Hauptbuch/FI-GL

Bei der Integration vom FI-CAX in die Hauptbuchhaltung FI-GL (Financial Accounting-General Ledger) gibt es technisch sowie in der Buchungslogik wesentliche Unterschiede zur klassischen Nebenbuchhaltung FI-AR. Die folgenden Grafiken und Erläuterungen verdeutlichen die Besonderheiten dieser Integration:

1.   Die Buchung der Verkehrszahlen auf den Sachkonten erfolgt nicht in Echtzeit, sondern anhand der Überleitung der Buchungsposten. Dies bedeutet, dass es bei der Integration vom FI-CAX zum FI-GL eine zeitlich asynchrone Fortschreibung der Verkehrszahlen gibt.

2.   Die Buchungsposten aus dem FI-CAX werden nicht 1:1 auf den Sachkonten gebucht, sondern so weit wie möglich kumuliert an die Hauptbuchhaltung übergeben.

Abbildung 2.1 verdeutlicht den Zusammenhang von Buchungsposten aus dem FI-CAX und den Verkehrszahlen im Hauptbuch.

Abbildung 2.1: Integration FI-CAX und FI-GL

In diesem Zusammenhang ergibt sich eine neue Entität, nämlich der Abstimmschlüssel. Die Buchungsposten, die im FI-CAX erzeugt bzw. die an das FI-CAX übergeben werden (siehe Abschnitt 2.2), sind in den Abstimmschlüsseln enthalten. Alle buchungsrelevanten Posten im FI-CAX werden immer einem Abstimmschlüssel zugeordnet, der im Belegkopf des FI-CAX-Belegs enthalten und somit für alle Belegpositionen relevant ist.

Dabei ist zu beachten, dass in einem Abstimmschlüssel Belegpositionen nur einer Herkunft enthalten sein können. Der Eintrag im Feld Herkunft des Belegkopfes gibt an, durch welche Anwendung bzw. durch welche Funktion der FI-CAX-Beleg erzeugt wurde (manuelles Buchen, Kontenpflege, Ausbuchen, Fakturen aus dem SAP-SD etc.). Der technische Ablauf einer Überleitung der Buchungsposten aus dem FI-CAX in das FI-GL gliedert sich in vier Schritte:

1.   Vorbereitung der Überleitung,

2.   Durchführung der Überleitung,

3.   Kontrolle der Überleitung,

4.   Korrektur der Überleitung (nur, wenn notwendig).

Im Folgenden werden die Schritte 1.–3. des Überleitungsprozesses in das FI-GL anhand eines Abstimmschlüssels beschrieben.

Vorbereitung

Im ersten Schritt werden alle noch offenen (noch nicht an das FI-GL übergeleiteten) Abstimmschlüssel geschlossen. Dies ist erforderlich, da nur Buchungsposten in geschlossenen Abstimmschlüsseln übergeleitet werden können.

Um die Vorbereitung einzuleiten, wählen Sie bitte den Menüpfad Rechnungswesen • Finanzwesen • Vertragskontokorrent • Period.Arbeiten • Buchungen weiterleiten • Vorbereitung. Alternativ können Sie auch die Transaktion FPG4 aufrufen. In der Abbildung 2.2 können Sie das Einstiegsbild für diese Transaktion sehen.

Abbildung 2.2: Abstimmschlüssel schließen

Als Ergebnis dieser Transaktion wird die in Abbildung 2.3 gezeigte Liste ausgegeben.

Abbildung 2.3: Abstimmschlüssel schließen, Ergebnisliste

Reservierte Abstimmschlüssel werden nicht geschlossen. Diese sind für bestimmte Anwendungen noch in Benutzung. Auch hierzu folgt eine nähere Erläuterung in den entsprechenden Abschnitten im Kapitel 4.

Durchführung der Überleitung

Jetzt werden die Buchungssummen in die Hauptbuchhaltung übergeleitet. Dies bedeutet, dass mit der Überleitung die Verkehrszahlen auf den Sachkonten im Hauptbuch gebucht werden.

Hierbei wird der zweite Unterschied zur klassischen Debitorenbuchhaltung bei der Integration zum FI-GL deutlich: Die Kumulation der FI-CAX Buchungsposten erfolgt, wenn die Posten in bestimmten Kriterien übereinstimmen, etwa bei gleichem Buchungskreis, gleicher Herkunft, gleicher Fälligkeit und gleichem Buchungsdatum. In diesen Fällen wird für mehrere FI-CAX-Belege nur ein Hauptbuchbeleg erzeugt. Dies verdeutlicht die nachstehende Abbildung 2.4 (Buchung der Forderung erfolgt hier ohne Umsatzsteuer).

Abbildung 2.4: Kumulierte Buchungen im FI-GL

Zur Übernahme der Abstimmschlüssel in das FI-GL starten Sie die Transaktion FPG1 oder wählen den Menüpfad Rechnungswesen • Finanzwesen • Vertragskontokorrent • Period.Arbeiten • Buchungen weiterleiten • Durchführung.

Im Einstiegsbild (Abbildung 2.5) können die Optionen Testlauf und Liste der aufgebauten Belege ausgewählt werden.

Abbildung 2.5: Übernahme Abstimmschlüssel, Einstiegsbild

Bei einem Testlauf werden alle Prüfungen ohne reale Buchung der Belege durchlaufen.

Bei der Option Liste der aufgebauten Belege werden die erzeugten FI-GL-Belege in einer Liste mit ausgegeben. Dies empfiehlt sich allerdings nicht bei großen Belegvolumen! Das Ergebnis der Überleitung können Sie in Abbildung 2.6 sehen.

Abbildung 2.6: Übernahme Abstimmschlüssel, Ergebnisliste

Im oberen Bereich sehen Sie den übergeleiteten Abstimmschlüssel aufgelistet, während im unteren Bereich der aufgebaute FI-GL-Beleg (Referenzschlüssel) ausgegeben wird.

Beispielhaft wollen wir nun diesen Abstimmschlüssel analysieren. Rufen Sie dazu die Transaktion FPF3 auf oder folgen Sie dem Menüpfad Rechnungswesen • Finanzwesen • Vertragskontokorrent • Beleg • Abstimmschlüssel • Anzeigen.

Im Einstiegsbild des Abstimmschlüssels wird sofort der Status ersichtlich. Der Abstimmschlüssel ist vollständig in die Hauptbuchhaltung übergeleitet, wie es in Abbildung 2.7 verdeutlicht wird.

Abbildung 2.7: Abstimmschlüssel, Statusübersicht

Um zu analysieren, welche Summensätze im Abstimmschlüssel enthalten sind, kann über den Button Summensätze in die Übersicht verzweigt werden. In Abbildung 2.8 werden alle Summensätze für die jeweiligen Sachkonten nach Soll- und Habenbeträgen aufgelistet.

Abbildung 2.8: Abstimmschlüssel, Buchungssummen

Es ist möglich, für jeden Abstimmschlüssel einen Einzelnachweis der Buchungssummen zu führen. Die folgende Abbildung 2.9 verdeutlicht, wie die Buchungssummen der einzelnen FI-CAX-Belege in einem Abstimmschlüssel enthalten sind. Der gezeigte Abstimmschlüssel beinhaltet drei Belege aus dem FI-CAX, die in einem FI-GL-Beleg gebucht wurden.

Abbildung 2.9: Abstimmschlüssel, Belegeinzelnachweis

Für die Integration von FI-CAX und FI-GL ist es weiterhin wichtig, dass die Buchungssummen auch aus Sicht des FI-GL nachgewiesen werden können. Im folgenden Beispiel wird verdeutlicht, wie aus Sicht des FI-GL-Belegs die Ursprungsbuchungen aus dem FI-CAX nachgewiesen werden können.

In der Ansicht des FI-GL-Belegs wird über den Button Belegkopf in die Anzeige des Belegkopfs verzweigt. In Abbildung 2.10 ist dieser Button markiert.

Abbildung 2.10: Belegansicht FI-GL

Die Verbindung zwischen dem Beleg im FI-GL und dem Beleg/den Belegen aus dem FI-CAX wird über den Eintrag im Feld Referenzschlüssel hergestellt. In Abbildung 2.11 ist das Feld hervorgehoben.

Abbildung 2.11: Belegkopfdaten, Beleg aus dem FI-GL

Wenn Sie nun per Doppelklick in dem Feld Ref.Schlüssel (Referenzschlüssel) in die Belegeinzelsicht verzweigen, stellt sich unten angegebene Ansicht dar. Abbildung 2.12 zeigt die Belege aus dem FI-CAX, die den Buchungssummen des Belegs aus dem FI-GL zugrunde liegen.

Abbildung 2.12: Belegeinzelnachweis für Hauptbuchbeleg

Kontrolle der Überleitung

Hier gibt es mehrere Mittel der Abstimmung zwischen der Nebenbuchhaltung FI-CAX und der Hauptbuchhaltung FI-GL.

Die erste Möglichkeit besteht in der Kontrolle der Summensätze zwischen dem FI-CAX und dem FI-GL. Wählen Sie dazu den Menüpfad Rechnungswesen • Finanzwesen • Vertragskontokorrent • Period.Arbeiten • Buchungen weiterleiten • Kontrolle • Abstimmung offener Posten oder die Transaktion FPO2.

In dieser Transaktion werden die Salden für die Abstimmkonten (Vertragskontokorrent) sowie für die Mehrwertsteuerverrechnungskonten ausgegeben und können verglichen werden. Dabei werden die aktuellen Salden aus dem System ermittelt.

Abbildung 2.13: Abstimmung Überleitung FI-CAX in das FI-GL, unvollständig

In der Abbildung 2.13 ist zu erkennen, dass die erste Zeile den Status »Gelb« hat. In der Spalte ASchlSaldo (Abstimmschlüsselsaldo) ist hierfür ein Betrag ausgewiesen. Dieser Betrag bedeutet, dass für Summen, die im FI-CAX gebucht wurden, noch keine Überleitung in das FI-GL stattgefunden hat. Den Ausgabe-Report nach vollständiger Überleitung können Sie in Abbildung 2.14 sehen.

Abbildung 2.14: Abstimmung Überleitung FI-CAX in das FI-GL, vollständig

Eine weitere wichtige Transaktion zur Kontrolle bzw. Abstimmung der Summensätze zwischen dem FI-CAX und dem FI-GL wird im folgenden Beispiel veranschaulicht:

Mittels der Transaktion FPT7 ist es möglich, Summensätze dahingehend zu überprüfen, ob diese in das Hauptbuch übergeleitet wurden oder nicht. Der Menüpfad hierzu lautet: Rechnungswesen • Finanzwesen • Vertragskontokorrent • Period.Arbeiten • Buchungen weiterleiten • Kontrolle • Nachweis für Buchungssummen.

Im Einstiegsbild (siehe Abbildung 2.15) können Sie auswählen, ob alle Summensätze, in das FI-GL übernommene Summensätze oder nur nicht übernommene Summensätze angezeigt werden sollen.

Abbildung 2.15: Nachweis Buchungssummen, Einstiegsbild

Bei der Ausgabe der (hier nicht übernommenen) Summensätze werden die betroffenen Abstimmschlüssel, Sachkonten, Buchungsdatum und -betrag, die Währung und das Umsatzsteuerkennzeichen angezeigt. In Abbildung 2.16 können Sie die Ausgabeliste nach dem Starten der Transaktion einsehen.

Abbildung 2.16: Nachweis Buchungssummen

Sind alle Summensätze vollständig aus dem FI-CAX in das FI-GL übergeleitet, und Sie gehen im Einstiegsbild erneut auf Nicht übernommene Summensätze, so erscheint die Meldung wie in Abbildung 2.17.

Abbildung 2.17: Nachweis Buchungssummen, vollständig

In diesem Fall ist gewährleistet, dass alle Summensätze aus dem FI-CAX in das FI-GL übergeleitet wurden.