Bonus- und Provisionsabwicklung mit SAP ERP

2.1 Begriffsdefinitionen im Bonusumfeld

Zunächst werde ich einige Begriffe aus dem Bonusumfeld genauer definieren, welche uns in diesem, aber auch im folgenden Kapitel regelmäßig begegnen werden:

• Bonus
  Beim Bonus handelt es sich um eine besondere Form eines Rabatts bzw. Preisnachlasses. Dieser wird im Vorfeld vereinbart (siehe Definition 4. Absprache) und dem Kunden, ggf. geknüpft an bestimmte Bedingungen, erst im Nachgang ausgezahlt. Beispielsweise erhält der Kunde zum Jahresende einen Bonus von 1 € je gekaufte Tonne, wenn er mit seinen Käufen eine bestimmte Mengengrenze/Gesamtmenge innerhalb des aktuellen Jahres überschreitet. Durch das Knüpfen an Bedingungen fungiert der Bonus somit als Instrument der Kundenbindung und als Kaufanreiz.
• Provision
  Bei der Provision verhält es sich grundsätzlich sehr ähnlich wie beim Bonus. Besonderheit ist allerdings, dass die Auszahlung nicht an den Kunden direkt, sondern an einen Dritten erfolgt. Hierbei kann es sich z.B. um einen Agenten handeln, der das Geschäft mit dem Kunden vermittelt und somit erst möglich gemacht hat. Für diese Vermittlung erhält er einen entsprechenden Anteil am Verkaufserlös. Da es sich hierbei um einen kreditorischen Vorgang und nicht wie zuvor beim Bonus um eine debitorische Buchung handelt, erfolgt die zugehörige Buchung auf andere Konten. Der Agent könnte alternativ auch eine Rechnung schicken, welche kreditorisch behandelt und beglichen wird (der Vorgang wäre somit in MM und nicht in SD angesiedelt), jedoch ist es durchaus sinnvoll, an dieser Stelle die Vorteile der Bonusabwicklung zur Bildung der Rückstellungen und Berechnung der Auszahlungswerte zu nutzen.

• Rückstellung
  Gemeint ist die Buchung einer Verbindlichkeit in der Finanzbuchhaltung, deren genaue Höhe noch ungewiss, aber zumindest wahrscheinlich ist und somit erwartet werden kann.
• Absprache
  Hierbei handelt es sich um eine mit dem Kunden getroffene Vereinbarung, welche entsprechend im System als »Stammdatum« abgelegt ist. Darin werden die Rahmenparameter der Bonusvereinbarung hinterlegt und die konkreten Konditionen definiert. Absprache ist dabei die Kurzform und die von SAP verwendete Bezeichnung für die Bonusabsprache bzw. Bonusvereinbarung. Im Folgenden werden diese Begriffe synonym verwendet.
• Teilabrechnung
  Bei der Teilabrechnung handelt es sich lediglich um eine Teil- oder auch Zwischenauszahlung der bereits angesammelten Boni. Die Absprache bleibt weiterhin offen, sodass noch nachfolgende Abrechnungen durchgeführt und zukünftige Umsätze berücksichtigt werden können.
• Endabrechnung
  Im Gegensatz zur Teilabrechnung läutet diese Form der Abrechnung den Abschluss der Absprache ein. Alle noch vorhandenen Rückstellungen werden aufgelöst und nicht bezahlte Boni ausgezahlt. Im Anschluss ist die Absprache geschlossen und kann nicht weiter für Auszahlungen verwendet werden. Auch werden ab diesem Zeitpunkt keine weiteren Umsätze mehr berücksichtigt.
• Finalisierung
  Genau genommen handelt es sich hierbei auch um eine Endabrechnung, jedoch mit der Besonderheit, dass der Auszahlungswert auf »0« herabgesetzt wird. Es geht also lediglich um die Auflösung der gebildeten Rückstellungen.