Flujos de valor en SAP (CO-PA) S/4HANA

2.1 Requisitos organizativos

2.1.1 Estructura organizativa en nuestro sistema SAP

En nuestro sistema SAP S/4HANA, la estructura organizativa es la columna vertebral del sistema. Todas las configuraciones que definamos para mapear procesos se basan en esta estructura. En la Figura 2.1 se muestra la estructura organizativa que usaremos para describir nuestro flujo de valor.

Figura 2.1: Estructura organizativa

Nuestro proceso se inicia cuando un cliente realiza un pedido de nuestro producto acabado. Para ello creamos un pedido de cliente en la organización de ventas ET15 con canal de distribución 01 y sector 00. A continuación, fabricamos el producto en la planta ET11 y lo almacenamos en el almacén 0001, lo entregamos al cliente y emitimos una factura.

Debido a que los valores fluyen hacia Finanzas y Controlling a lo largo de este proceso logístico, hemos creado la sociedad ET11 y la hemos asignado a la sociedad CO ET11. Para luego poder transferir los valores a CO-PA, también hemos asignado nuestra sociedad CO a una sociedad PA Z111. Esta sociedad PA se activó previamente tanto para CO-PA contable como para CO-PA analítica, tal y como puede apreciarse en la Figura 2.2.

Figura 2.2: Sociedad PA

Con toda esta configuración nos aseguramos de que nuestro proceso, tanto desde un punto de vista logístico como de producción, es capaz de transferir en paralelo los valores correspondientes a Finanzas, Controlling, CO-PA contable y analítica (como submódulo de Controlling).

2.1.2 Estructura de cuenta de PyG abreviada para nuestro flujo de valor en FI

En un sistema SAP, creamos una estructura de cuenta de PyG a partir de una estructura de balance. Lo definiremos en el entorno de configuración a partir de la siguiente ruta: SPRO • Gestión financiera (Nuevo) • Contabilidad principal • Datos maestros • Cuentas de mayor •Definir estructura de balance contable. Alternativamente, se puede usar la siguiente app de Fiori:

Utilizaremos la versión de balance contable ZHGE, que ya tendremos creada previamente (no descrito en este libro).

Para nuestro flujo de valor, hemos preferido partir de una versión abreviada de la cuenta de pérdidas y ganancias (PyG) para facilitar una mejor presentación del análisis a lo largo del libro (ver la Figura 2.3).

Figura 2.3: Estructura de cuenta de PyG abreviada

Aquí, CoV significa coste de la venta.

En S/4HANA, la salida de mercancías (entrega de producto a cliente) se divide en componentes individuales que explican el coste estándar plan, es decir, la salida de mercancías ya no se contabiliza solo con un valor total, sino que los elementos de coste individuales se transfieren a cuentas individuales en FI como parte de la contabilización de la salida de mercancías.

Del mismo modo, las desviaciones de producción tampoco se transfieren a la contabilidad FI con un único valor total correspondiente a la desviación que surge de la liquidación de la orden de producción; en su lugar, las categorías de desviación individuales se contabilizan usando cuentas separadas en FI.

Este desglose detallado de los costes es un aspecto nuevo en S/4HANA. Esto no era posible en un entorno SAP ERP clásico. Tanto los procesos asociados como la configuración necesaria se describen en los siguientes capítulos (salida de mercancías: ver la sección 5.2.2; desviaciones de producción: ver la sección 4.3.2).

A medida que avancemos en el estudio del proceso, iremos rellenando con nuevos valores nuestra estructura de cuenta de PyG abreviada.

2.1.3 Cuenta de resultados analítica para nuestro flujo de valor (CO-PA analítica)

También usaremos una cuenta de resultados analítica abreviada para describir nuestro flujo de valor, tal y como se aprecia en la Figura 2.4.

Figura 2.4: Cuenta de resultados analítica: CO-PA analítica

La estructura de la cuenta de resultados analítica se define en los informes de CO-PA. En CO-PA analítica, la estructura se representa mediante campos valor. Campos valor y características forman parte de los datos maestros que se mantienen en CO-PA. En los informes CO-PA, las líneas en la cuenta de resultados se definen a partir de campos valor (i. e., campos que toman valores) o totales de campos valor, mientras que los subtotales se generan a partir de fórmulas.

2.1.4 Cuenta de resultados analítica para nuestro flujo de valor (CO-PA contable)

A diferencia de CO-PA analítica, la forma contable no se basa en campos valor sino en cuentas contables FI. Así, en un sistema SAP ERP clásico, no era posible en CO-PA contable, por ejemplo, desglosar el coste de la venta en sus componentes individuales, mostrar las diferencias de precio desglosadas por categorías individuales o ejecutar subrepartos de centros de coste. Todos estos inconvenientes ya no existen en S/4HANA, lo que significa que ahora es posible realizar análisis basados en características desde el propio sistema de informes de CO-PA contable.

Para ilustrar estas mejoras en el flujo de valor bajo CO-PA contable, nuevamente nos apoyaremos en una cuenta de resultados analítica abreviada, tal y como se aprecia en la Figura 2.5.

Figura 2.5: Cuenta de resultados analítica: CO-PA contable

La estructura de cuenta de resultados analítica se define en el módulo SAP de informes para CO-PA. En la versión contable de CO-PA, la estructura se representa con base en cuentas contables. Los datos maestros en CO-PA se basan en el uso de características. Las líneas de la cuenta de resultados analítica se definen a partir de cuentas contables o a través de totales de cuentas, mientras que los subtotales se generan a partir de fórmulas definidas en los informes de CO-PA.

2.1.5 Comparación de la cuenta de PyG con la cuenta de resultados analítica

Al final de cada capítulo en el que se describan contabilizaciones o procesos que requieran una reconciliación entre FI y CO, se mostrará una comparativa de las estructuras definidas en las secciones 2.1.2, 2.1.3 y 2.1.4 prestando especial atención a los procesos tratados en los respectivos capítulos.

La Figura 2.6 ofrece una visión general, sin cifras, mientras que la Figura 2.7 muestra la misma comparativa de una cuenta de PyG y una cuenta de resultados analítica en la que se incluyen todas las cuentas contables sobre las que contabilizaremos a lo largo del proceso descrito.

Figura 2.6: Comparativa de la cuenta de PyG y la cuenta de resultados analítica

Figura 2.7: Visión general de FI/CO/CO-PA, incluyendo cuentas

En S/4HANA, FI y CO están fusionados. Las clases de coste ya no se crean por separado en CO, sino que se crean a partir de la creación de cuentas contables en FI. Cada cuenta está asignada a un tipo de cuenta específico y a un tipo de clase de coste asociado al tipo de cuenta. En consecuencia, las clases de coste secundarias se crean en FI como cuentas contables.

En la Figura 2.8 se describe la naturaleza de las cuentas que usaremos en los ejemplos de este libro.

Figura 2.8: Visión general del binomio cuenta/clase de coste

Al inicio de nuestra comparativa de la cuenta de PyG con la estructura de cuenta de resultados analítica asumimos que las contabilizaciones iniciales de gastos ya se han registrado en el periodo. Estas cuentas de PyG se han creado como tipo de cuenta Coste primario o Ingresos, clase de coste con categoría 1 (clase de coste primaria), lo que significa que también es relevante para CO. Por lo tanto, requiere de una imputación relevante para Controlling. Para cubrir esta necesidad hemos usado un centro de coste para cada propósito. Las siguientes contabilizaciones de gastos constituyen la base para entender nuestra asignación de cuentas:

• Salarios de producción (cuenta 61103000) a centro de coste KS1 por un importe de 1500 EUR
• Salarios de la dirección de producción (Salarios dir. prod.) (cuenta 61100000) a centro de coste KS4 por un importe de 1000 EUR
• Salarios de compras (cuenta 61103000) a centro de coste KS3 por un importe de 1000 EUR

En la Figura 2.9 se muestra una visión general del resultado FI/CO/CO-PA al inicio de nuestro ejemplo.

Figura 2.9: Visión general FI/CO/CO-PA de situación inicial

Sin que el proceso logístico de ventas y producción haya comenzado, ya hemos contabilizado gastos por valor de 3500 EUR. Esperemos que en el transcurso de nuestro ejemplo, en el cual mostraremos el flujo de valor, podamos contabilizar algunas transacciones que generen ingresos a fin de no tener que reportar un déficit de 3500 EUR al final de periodo.