Guia para iniciantes do SAP Financials (FI)

2.1 O que são dados mestres de FI?

Uma bela manhã, eu cheguei ao meu banco local para depositar um cheque que tinha recebido. Infelizmente, não me lembrei de trazer comigo um recibo de entrega nem conseguia me lembrar do meu número da conta. O caixa teria que entrar no sistema bancário e descobrir o número da minha conta. O registro no sistema bancário que contém o meu nome, endereço ou outras informações pessoais e o meu número de conta é conhecido como dados mestres. Os dados mestres representam (relativamente) informação estática sobre mim, mas de modo algum refletem a atividade que ocorreu ou que vai ocorrer na minha conta. Quando o caixa processa o meu depósito, são registrados dados adicionais no sistema bancário, dados transacionais. Sem os meus dados mestres, a transação de depósito não pode ser introduzida no sistema bancário. No entanto, os meus dados mestres podem existir no sistema bancário durante qualquer período, mesmo que nunca haja nenhuma transação introduzida. Por isso, pode-se pensar nos dados mestres como informação descritiva e nos dados de transações como informação de atividade.

Muitos objetos de dados mestres são exigidos para lançar uma transação de ledger geral, dependendo da configuração específica do ambiente SAP. O objeto mais comum exigido é uma conta ledger geral (ou G/L).

2.1.1 Contas G/L

A seção 1.2 introduziu o conceito de uma conta. Observando os tipos de contas com maior detalhe, uma conta de legder geral (ou G/L) é um excelente exemplo de dados mestres especificamente relacionados com o ledger geral. Deve existir uma conta de ledger geral antes de as transações poderem ser registradas. Quando uma transação de ledger geral é registrada, ela inclui um número de conta de ledger geral e um montante. A natureza da conta não está incluída no registro de transação; em vez disso, esta informação está incluída em um arquivo principal do ledger geral, que contém uma lista de números e descrições da conta do ledger geral.

É possível pensar em um arquivo principal como uma coleção de cartões de índices. Cada cartão detalha o número da conta e uma descrição da conta. Claro que, no sistema SAP, não existem cartões de índice físico; em vez disso, os cartões ou registros estão contidos nos arquivos de dados. O registro do arquivo principal também contém outros atributos para a conta. Por exemplo, o arquivo principal do ledger geral contém informação sobre o tipo de conta (balancete ou lucro & perda), se a moeda da conta é mantida, etc.

Um quadro de contas é uma série de contas. O SAP fornece quadros de amostra de contas e é comum as empresas copiarem um quadro de amostra e editá-lo para cumprir os requisitos comerciais específicos da empresa. Além disso, durante o curso do negócio, é frequentemente necessário fazer mudanças ou criar novas contas no quadro de contas.

Nesta seção, vamos explorar a criação de contas G/L no quadro de contas.

Entre as transações que são utilizadas para apresentar e/ou mudar o quadro de contas, vamos explorar o seguinte:

• Apresentar, criar ou mudar uma conta no quadro de contas (FSP0)
• Apresentar, criar ou mudar uma conta atribuída a um código de empresa (FSS0 ou FS00)

Para mudar uma conta existente, navegamos para a conta G/L a partir do menu SAP Easy Access:

Contabilidade • Contabilidade financeira • Razão • Dados mestre • Contas do Razão • Processamento individual • No plano de contas (FSP0)

Vamos apresentar os dados para a conta 474240 no quadro de contas INT1. Nós introduzimos o número da conta no campo CONTA DO RAZÃO e o quadro de contas no campo PLANO DE CONTAS e, em seguida, clicamos em para apresentar os dados.

Figura 2.1: Apresentar/editar uma conta G/L em um quadro de contas

Agora, é apresentada a informação sobre a conta 474240 no quadro de contas INT1. Na Figura 2.2, podemos ver que a conta é de lucros e perdas, para coletar outras despesas de viagem. Se tivéssemos escolhido o ícone de editar , poderíamos fazer mudanças nos atributos da conta.

Figura 2.2: Apresentar uma conta G/L em um quadro de contas

Vamos criar uma nova conta, 474270 para despesas de viagens relacionadas com aluguéis de carros, no quadro de contas INT1. Introduzimos 474270 no campo Nº conta do Razão, INT1 no Plano de contas e, em seguida, clicamos em como se pode ver na Figura 2.3. Embora pudéssemos ter escolhido para criar a conta, é mais fácil copiar as definições de uma conta existente (isto é, utilização de um modelo) e, em seguida, editar apenas a informação que é diferente para a nossa nova conta.

Figura 2.3: Criar uma conta G/L com um modelo

O sistema SAP pede-lhe agora para introduzir a conta de referência (modelo) a ser usada para criar a conta. Introduza 474240 e quadro de contas INT1 e clique em para continuar (Figura 2.4).

Figura 2.4: Introduzir a conta de referência

O texto para a conta a ser criada tem que ser mudado, uma vez que apresenta atualmente o texto para a conta 474240 (Figura 2.5):

Figura 2.5: Descrição da conta G/L

Mude o texto e, em seguida, clique em , na barra de ferramentas na parte superior da tela para salvar as mudanças. A Figura 2.6 mostra o texto alterado.

Figura 2.6: Descrição da conta G/L alterada

Uma mensagem confirma que a conta foi salva (Figura 2.7):

Figura 2.7: Mensagem de dados salvos

Se forem utilizados outros idiomas no quadro de contas, o sistema mostrará um lembrete pedindo para verificar os nomes nos idiomas alternativos (Figura 2.8). Salve o registro clicando em .

Figura 2.8: Mensagens apresentadas

Se desejar, você pode navegar, a partir da tela da conta, para o separador Palavra-chave/Tradução e mudar o texto (Figura 2.9).

Figura 2.9: Mudar o texto para tradução

Clique em na parte de cima da tela e aparece uma mensagem indicando que as mudanças foram salvas.

Adicionar uma conta G/L a um código da empresa

Adicionamos uma nova conta, 474270, ao nosso quadro de contas INT1; entretanto, ainda não está disponível em nenhum código da empresa. Podemos adicionar contas individuais a um código de empresa acessando a transação FSS0 para editar contas G/L em um código de empresa.

Para fazer isso, navegamos para a conta G/L a partir do menu SAP Easy Access:

Contabilidade • Contabilidade financeira • Razão • Dados mestre • Contas do Razão • Processamento individual • Na empresa (FSS0)

Introduza a nova conta G/L 474270 e o código da empresa 5401 e, em seguida, clique em para criar a conta no código da empresa (Figura 2.10).

Figura 2.10: Criar uma conta em um código de empresa

Repare que o número da conta é apresentado. Antes de podermos criar a conta, temos de introduzir um grupo de estado de campo. Os grupos de estado de campo contêm definições que determinam quais os campos que são exigidos, opcionais ou suprimidos quando fazemos lançamentos para as contas. Vamos usar o mesmo grupo de estado de campo que foi usado para a conta 474240 no código da empresa 5401. Como se pode ver na Figura 2.11, selecionamos o separador Entrada/Banco/Juros e introduzimos G069 como o grupo de estado de campo. Salve as entradas clicando em .

Figura 2.11: Adicionar uma conta G/L a um código da empresa, grupo de estado de campo

Também podemos querer criar a nossa conta nos outros códigos da empresa. Em vez de repetir os passos acima, podemos escolher realizar esta atividade usando o modelo. Introduza o número da conta, 474270, e o código da empresa (no nosso exemplo, vamos agora criar a conta no código da empresa 5402) e clicar em (Figura 2.12).

Figura 2.12: Adicionar uma conta G/L a um código da empresa com um modelo

Quando for solicitada a conta de referência, introduza a conta 474270 do código da empresa 5401 e, em seguida, clique em para continuar (Figura 2.13).

Figura 2.13: Introduzir a conta de referência

Repare que a informação da conta do código da empresa 5401 foi copiada para o registro para o código da empresa 5402 (Figura 2.14). Clique em para salvar as entradas.

Figura 2.14: Criar uma conta G/L para outro código da empresa

Editar uma conta G/L existente

Haverá frequentemente a necessidade de se fazer mudanças em uma conta existente. Uma mudança comum é bloquear uma conta para lançamento quando a empresa decide que a conta não deve ser mais utilizada. Vamos supor que a organização decidiu que a conta 474290 não deve ser utilizada na empresa 5402.

Para bloquear a conta, navegamos para a conta G/L a partir do menu SAP Easy Access:

Codecontabilidade • Contabilidade financeira • Razão • Dados mestre • Contas do razão • Processamento individual • Na empresa (fss0)

Introduza a conta e o código da empresa, em seguida, clique em para bloquear a conta (Figura 2.15).

Figura 2.15: Editar uma conta G/L existente

Selecione o indicador bloqueada para lançamento e clique em para salvar as entradas (Figura 2.16).

Figura 2.16: Bloquear uma conta G/L para lançamento

Também podemos decidir sinalizar a conta para exclusão, selecionando (Figura 2.17).

Selecione o indicador Marcada para eliminação e, em seguida, clique em para salvar as alterações.

Figura 2.17: Marcar uma conta G/L para apagar

Editar uma conta G/L em um quadro de contas

Existem muitas definições adicionais em uma conta G/L que controlam como a conta é utilizada. Por exemplo, existem definições sobre que tipos de entradas podem ser feitas na conta. Pode-se acessar todas as definições navegando para a conta G/L desde o menu SAP Easy Access:

Contabilidade • Contabilidade Financeira • Razão • Dados Mestre • Contas Do Razão • Processamento Individual • No Plano De Contas (Fsp0)

Tal como vimos ao criar e editar contas nas páginas anteriores, as telas de manutenção da conta contêm muitos separadores. Os campos apresentados nestes separadores dependem se estamos editando uma conta de balancete ou uma conta de lucros e perdas. A Figura 2.18 compara os dados de controle para cada tipo de conta.

Figura 2.18: Conta de lucros e perdas; Conta de balancete

Muitos dos atributos das telas de manutenção de conta controlam funcionalidades para além do âmbito deste livro; entretanto, inclui-se uma breve discussão de alguns campos.

• Grupo de contas
  Um grupo de contas é um meio para classificar contas. Por exemplo, balancete, P&L, ativos fixos, gestão de materiais, etc.
• Balanço patrimonial
  Todas as contas têm a P&L ou a conta de balancete selecionada. Este indicador controla o saldo transportado no fim do ano.
• texto breve/ texto descritivo
  Os textos são utilizados para apresentação online e relatórios. O espaço permitido em uma tela em particular ou relatório determina que variante é usada.
• Moeda da conta
  É possível para algumas contas ter uma moeda diferente para o código da empresa. Por exemplo, uma empresa norte-americana pode manter uma conta bancária no Canadá e, assim, a moeda da conta seria CAD. Quando é indicada uma moeda diferente da moeda do código da empresa, os documentos podem apenas ser lançados nessa moeda. Se for utilizada a moeda do código da empresa, os documentos podem ser lançados em qualquer moeda.
• Conta de conciliação
  As contas de reconciliação são utilizadas para integrar subledgers com o ledger geral. Exemplos disso são as contas de fornecedores, clientes ou ativos.
• Partida em aberto
  Quando este indicador é definido, os lançamentos requerem um ou mais itens de compensação para serem lançados para “compensar” os itens abertos. Isto não é o mesmo que usar contas de reconciliação; aqui não há subledger. A definição é utilização para contas de balancete, tais como contas transitórias.
• Partida individual
  Esta marca determina se um usuário pode apresentar itens individuais para a conta. Não deve ser definido para contas de reconciliação.
• Grupo de status do campo
  Os grupos de estado de campo podem ser definidos para identificar regras para a entrada de documentos. As regras determinam se vários campos são opcionais, obrigatórios ou suprimidos quando os lançamentos são introduzidos.
• Lançada automaticamente
  Se uma conta tiver este indicador selecionado, os lançamentos podem ser introduzidos apenas através da determinação da conta (por exemplo, a partir de um programa de valoração) e você não pode introduzir um lançamento na conta usando uma entrada de conta online.