La Nouvelle Comptabilité des immobilisations dans SAP S4/HANA

2.1 La structure organisationnelle

La structure organisationnelle du système SAP constitue toujours la base d’un module. Pour la Comptabilité des immobilisations, il existe trois objets organisationnels importants (d’autres sont également utilisés, mais ils ne sont pas tous propres à la Comptabilité des immobilisations). Ces trois objets existaient déjà dans les toutes premières versions de SAP, et on les retrouve dans SAP S/4HANA.

Il s’agit du plan d’évaluation, des tableaux d’évaluation et des catégories d’immobilisation. Lorsque vous définirez les objets organisationnels pour la Comptabilité des immobilisations, d’autres devront déjà avoir été créés, dont la société, le périmètre analytique, etc.

2.1.1 Le plan d’évaluation

Le plan d’évaluation n’est en fait qu’une liste de tableaux d’évaluation. Un tableau d’évaluation sert à évaluer une immobilisation en fonction d’un objectif spécifique, tel que le reporting du groupe ou les règles de comptabilité fiscale.

SAP fournit des exemples de plans d’évaluation pour de nombreux pays. Vous pouvez vous appuyer sur ces modèles comme base pour créer votre propre plan d’évaluation. En fonction de vos besoins, vous pouvez ajouter ou supprimer certains tableaux.

Vous définissez d’abord un plan d’évaluation pour un pays avant de l’affecter à une société dans ce pays. Vous pouvez vous servir de plusieurs plans d’évaluation pour chaque pays. Il est aussi possible d’affecter chaque société dans un pays à un seul plan d’évaluation ; il s’agit normalement du plan d’évaluation propre au pays.

La Figure 2.1 montre quelques exemples de plans d’évaluation fournis par SAP. Il s’agit ici du système IDES ; dans les systèmes de production, de nombreux autres sont disponibles, propres à chaque pays.

Figure 2.1 : Exemples de plans d’évaluation

Les plans d’évaluation se gèrent dans le Customizing par le chemin suivant : Comptabilité financière • Comptabilité des immobilisations • Structures organisationnelles • Copier plan d’évaluation /tableaux d’évaluation.

2.1.2 Le tableau d’évaluation

Comme indiqué plus tôt, les tableaux d’évaluation permettent d’évaluer une immobilisation en fonction d’un objectif donné : par exemple, pour le reporting du groupe ou à des fins fiscales. Toutefois, vous avez également la possibilité d’utiliser des tableaux d’évaluation spéciaux pour répondre à vos propres besoins de reporting, notamment pour l’encouragement à l’investissement (les subventions accordées par l’État).

Un tableau d’évaluation est parfois nécessaire pour des raisons techniques ; il vous en faudra peut-être un pour chaque devise locale.

La manière dont les normes comptables ont été définies affecte la définition des tableaux d’évaluation. Nous reviendrons sur ce point plus en détail dans la partie 2.2 et également dans celle sur la migration des immobilisations, partie 8.2.

La Figure 2.2 montre des tableaux d’évaluation pour le plan d’évaluation 1010. Pour chacun d’entre eux, vous pouvez voir s’il s’agit d’un tableau réel ou non, le groupe cible, la norme comptable ainsi que la manière dont le tableau passe ses écritures dans le grand livre.

• Un tableau d’évaluation Réel signifie que sa valorisation est enregistrée dans la base de données. S’il n’est pas réel, elle est calculée chaque fois qu’elle est déclarée. Dans notre exemple, le tableau d’évaluation 35 n’est pas réel, ses valeurs seront donc dérivées (calculées).
• Le Gr. cible (groupe cible) présente les ledgers dans lesquels les valeurs seront comptabilisées. Il peut être combiné avec les normes comptables.
• La Norme c. (norme comptable) indique les règles de reporting à appliquer lors de la déclaration. Dans notre exemple, les règles générales comptables locales (LG) passent des écritures dans le groupe cible ZL, et les IFRS dans le groupe cible 0L.
• La colonne Grd livre indique si la comptabilisation s’effectue en temps réel ou non. Dans notre exemple, c’est le cas des tableaux d’évaluation 1 et 32. Pour les autres, les valeurs sont enregistrées dans la base de données, mais ne sont pas comptabilisées.

Figure 2.2 : Tableaux d’évaluation

Outre les tableaux réels, vous pouvez également disposer de tableaux d’évaluation dérivés pour lesquels les valeurs sont calculées à partir d’autres tableaux d’évaluation. La Figure 2.3 montre le détail du tableau dérivé 35. Vous pouvez voir que les valeurs ne sont pas comptabilisées dans le grand livre. Les valeurs du tableau sont calculées comme étant l’écart entre le tableau 33 et le 1.

Figure 2.3 : Tableau d’évaluation dérivé

Les tableaux d’évaluation dans le plan d’évaluation se gèrent dans le Customizing par le chemin suivant : Comptabilité financière • Comptabilité des immobilisations • Structures organisationnelles • Copier le plan d’évaluation /tableaux d’évaluation de référence.

Quant au détail des données des tableaux d’évaluation, il se gère par un autre chemin dans le Customizing : Comptabilité financière • Comptabilité des immobilisations • Évaluation générale • Tableaux d’évaluation.

2.1.3 Les catégories d’immobilisation

Utiliser des catégories d’immobilisation vous permet de regrouper les immobilisations qui présentent des caractéristiques très similaires : la même mise en écran (c’est-à-dire les mêmes zones), les mêmes règles d’amortissement, les mêmes règles de comptabilisation, etc.

Chaque immobilisation doit appartenir à une catégorie.

Il existe une règle simple pour déterminer le nombre de catégories d’immobilisation à utiliser : définissez une catégorie d’immobilisation pour chaque compte de bilan individuel. Toutefois, il ne s’agit là que d’un nombre minimal. Prenons un exemple : il ne peut y avoir qu’un seul compte de bilan pour les véhicules, mais en ce qui concerne le reporting, vous préférerez peut-être déclarer séparément les voitures personnelles et les camions. Il peut donc être judicieux d’utiliser deux catégories d’immobilisation pour les véhicules.

Vous voudrez peut-être utiliser plus de catégories d’immobilisation que de comptes de bilan individuels pour diverses raisons :

1. Il vous faut plus de détails pour déclarer certaines immobilisations, les véhicules notamment.

2. Comme les catégories d’immobilisation contiennent des valeurs par défaut, vous préférerez peut-être utiliser des valeurs par défaut différentes pour différents types d’immobilisation. Par exemple, la durée d’utilisation des voitures peut aller jusqu’à cinq ans, tandis que celle des camions est de huit ans. En utilisant deux catégories d’immobilisation pour les véhicules, vous pouvez avoir deux ensembles de valeurs par défaut.

3. Pour prendre en charge différentes dispositions d’écran, c’est-à-dire que vous pourrez utiliser différemment les champs de données de base des immobilisations. Par exemple, pour les voitures, vous voulez que le matricule de l’employé soit obligatoire, alors que ce numéro ne s’affichera pas pour les camions.

4. Pour utiliser des numéros d’immobilisation distincts. Toutes les immobilisations au sein d’une même catégorie utilisent la même tranche de numéros. Avec deux catégories d’immobilisation pour les véhicules, vous pourrez utiliser des tranches de numéros distinctes pour les voitures et les camions. En revanche, différentes catégories peuvent se servir d’une même tranche de numéros. Si vous disposez de numéros d’inventaire pour vos immobilisations, vous pouvez décider de les utiliser comme numéros d’immobilisation. Cette pratique n’est cependant pas recommandée : si, pour une raison quelconque, une immobilisation reçoit un nouveau numéro d’inventaire, vous devez créer une nouvelle immobilisation, puis transférer l’ancienne dans la nouvelle. Il est préférable d’inscrire le numéro d’inventaire dans le champ prévu à cet effet dans la fiche d’immobilisation, ce qui vous donne beaucoup plus de flexibilité.

Les catégories d’immobilisation étant des objets organisationnels globaux, vous devez également tenir compte du fait que les règles locales peuvent également influer sur leur définition. Ainsi, vous devrez peut-être créer des catégories d’immobilisation spéciales afin de répondre à ces exigences.

Les catégories d’immobilisation se gèrent dans le Customizing via le chemin suivant : Comptabilité financière • Comptabilité des immobilisations • Structures organisationnelles • Catégories d’immobilisation. Ce nœud contient plusieurs transactions permettant de les gérer.

Dans le système SAP, vous pouvez créer des catégories d’immobilisation pour des types d’immobilisation qui présentent parfois une fonction spéciale dans SAP, comme ceux détaillés ci-après.

Les immobilisations en leasing

En 2016, le Bureau international des normes comptables, aussi connu sous son nom anglais d’International Accounting Standards Board (IASB), a publié l’IFRS 16 sur les règles en matière de leasing. Elle remplace la norme IAS 17 (et, dans ce contexte, également l’IFRIC 4, le SIC 15 et le SIC 27), adoptée en 2001. L’IFRS 16 s’applique pour les périodes de reporting annuel commençant le 1er janvier 2019 ou après. Elle peut également être appliquée plus tôt, à condition que la norme IFRS 15 le soit également.

Conformément à l’IFRS 16, les leasings financiers et opérationnels ne doivent plus être traités différemment d’un point de vue comptable. Ces nouvelles règles de comptabilité en matière de leasing visent à accroître la transparence. L’impact qu’ont les leasings d’une société sur sa situation financière et sur ses flux de trésorerie devrait pouvoir se voir immédiatement dans le bilan. Dans ce but, un locataire devrait pouvoir identifier tous les actifs et passifs résultant d’un contrat de leasing.

En raison de cette différence majeure avec les normes comptables antérieures, le module SAP Real Estate Management (RE-FX) est préférable pour enregistrer le détail des contrats ainsi que celui des termes et conditions. Il dispose d’un plus grand nombre de fonctionnalités pour soutenir des processus complexes. Il est intégré aux modules financiers de SAP, dont la Comptabilité des immobilisations.

Néanmoins, dans la Comptabilité des immobilisations, vous pouvez également gérer directement les immobilisations en leasing. En effet, l’IFRS 16 ne s’applique pas aux immobilisations dont le coût est inférieur à 5 000 USD.

Les immobilisations de faible valeur

Les immobilisations de faible valeur représentent des biens ayant une faible valeur d’acquisition qui seront entièrement amortis l’année de leur acquisition. Le système SAP dispose d’un code d’amortissement spécial pour ces immobilisations, et vous pouvez également fixer la durée d’utilisation sur un mois/une période donné(e).

Bien que ces immobilisations aient peu de valeur, vous voudrez cependant peut-être en garder une trace, ce qui peut se faire pour chaque immobilisation individuellement ou collectivement. Dans la catégorie d’immobilisation correspondante, vous fixez des montants maximums pour les immobilisations individuelles et pour les collectives.

Même lorsqu’elles ont été entièrement amorties, vous pouvez toujours déclarer ces immobilisations.

Les immobilisations en cours

Parmi les types de catégorie d’immobilisation spéciaux les plus fréquemment utilisés se trouve celui des immobilisations en cours. Pendant la phase de construction d’un bien, il permet de recouvrer tous les coûts (matériaux, services, heures externes et internes, frais de service, etc.), et ce, jusqu’à la mise en service du bien. À ce moment-là, tous les coûts de l’immobilisation en cours sont capitalisés. Vous pouvez capitaliser plusieurs immobilisations en cours en une seule immobilisation finale ou, inversement, une seule immobilisation en cours en plusieurs immobilisations finales. À titre d’exemple, supposons que vous construisiez trois machines simultanément et qu’il ne vous est pas possible de différencier les heures-hommes pour chaque machine. Par conséquent, vous n’utilisez qu’une seule immobilisation en cours. Une fois que les trois machines sont prêtes, l’immobilisation en cours leur est imputée.

Comme exemple d’immobilisations en cours, on peut citer toutes sortes d’installations, de machines et de bâtiments. Pour ce type d’immobilisation, vous commencez par recouvrer les coûts et, une fois que les biens ont été mis en service, vous capitalisez les coûts.

Les immobilisations en cours ne doivent pas être amorties, conformément aux règlementations établies dans la plupart des pays. Or, il est parfois obligatoire de le faire, ce qui peut poser certains problèmes lors de l’imputation de l’immobilisation finale. Supposons que les matériaux utilisés pour l’immobilisation en cours en janvier et décembre doivent être amortis sur 10 ans. Lorsque vous imputez l’immobilisation en cours à l’immobilisation finale, il ne sera pas possible de déterminer correctement la durée d’utilisation de l’immobilisation finale. Prenons un exemple concret : vous êtes en train de construire une (grande) maison. Vous commencez par la pose des briques la première année, et terminez le bâtiment la deuxième année. Vous imputez alors l’immobilisation en cours à l’immobilisation finale. La maison doit être amortie sur 30 ans, mais les briques doivent l’être sur 29 car elles avaient déjà été amorties sur l’année précédente. À l’heure actuelle, SAP ne propose aucune solution à ce problème.

Les immobilisations corporelles et incorporelles

Les immobilisations corporelles sont des objets physiques que vous pouvez voir, sentir et toucher.

Les immobilisations incorporelles, quant à elles, ne peuvent être ni vues ni touchées. Il s’agit, par exemple, de licences, goodwill et droits de propriété intellectuelle.

Dans un système SAP, les immobilisations corporelles et incorporelles sont traitées exactement de la même manière, sauf lorsqu’il s’agit de leur mise hors service : les immobilisations incorporelles ne peuvent normalement pas l’être.

Les immobilisations techniques

Les immobilisations techniques sont des immobilisations corporelles qui font également partie de la Gestion de la maintenance. Il s’agit, par exemple, d’outils et d’équipements spéciaux et coûteux qui comportent beaucoup de détails techniques. À cette fin, la Comptabilité des immobilisations est intégrée au module Gestion de la Maintenance (PM) de SAP. Les données financières sont gérées dans la Comptabilité des immobilisations et les techniques dans PM. Ainsi, les modifications effectuées sur une immobilisation technique peuvent mettre automatiquement à jour les données de PM.

2.1.4 Modifier la structure organisationnelle

Vous devez définir la structure organisationnelle en faisant bien attention. Une fois définie, il n’est pas facile de la modifier, surtout si les immobilisations et/ou les comptabilisations ont déjà été créés.

Après avoir créé des immobilisations, vous ne pouvez pas attribuer un autre plan d’évaluation à une société. En outre, vous ne pouvez plus supprimer des tableaux d’évaluation du plan d’évaluation. Pour des raisons juridiques ou commerciales, vous serez peut-être amené à devoir ajuster la configuration des tableaux : parfois, un tableau d’évaluation n’est plus utile ou, au contraire, il vous en faut plus. Au lieu de supprimer un tableau, vous pouvez le désactiver dans (toutes) les catégories d’immobilisation. Il ne sera ainsi plus visible dans les nouvelles immobilisations, mais apparaîtra toujours dans celles qui existent déjà.

Ajouter un nouveau tableau d’évaluation ne pose pas de difficulté, mais le processus peut être lourd même si SAP fournit des outils permettant de faciliter cet ajout.

2.1.5 Modifier/ajouter des catégories d’immobilisation

Dans un environnement de production, vous pouvez facilement ajouter de nouvelles catégories d’immobilisation. Si nécessaire, vous pouvez procéder de la même manière que lors de la configuration du système.

Vous pouvez modifier la catégorie d’immobilisation, sauf pour le code de détermination du compte. Par conséquent, si vous utilisez des schémas de comptabilisation spécifiques à une catégorie d’immobilisation, vous ne pouvez pas modifier ce schéma en affectant un nouveau code de détermination des comptes à la catégorie d’immobilisation. Toutefois, vous pouvez modifier les paramètres de la détermination des comptes utilisés par la catégorie d’immobilisation, mais notez que cela aura également une incidence sur les autres catégories qui utilisent le même code.