Manuel pratique sur SAP S/4HANA Contrôle de gestion

2.1 Des structures de données simplifiées

Auparavant, les systèmes SAP classiques qui ne disposent pas des fonctionnalités de S/4HANA avaient, et ont toujours, de nombreuses tables de base de données différentes qui stockaient diverses informations relatives à la Comptabilité financière, au Contrôle de gestion ainsi qu’aux autres modules utilisés. Les activités de clôture mensuelle et de fin d’année exigent de comparer et de rapprocher régulièrement les données enregistrées dans ces tables. Il s’agit de créer et d’étudier des analyses de données qui soient aussi peu redondantes que possible, tout en renseignant efficacement la direction et les décideurs importants de l’entreprise. Les entrepôts de données (tels que les systèmes BW/BI) ou d’autres outils de reporting externe sont très souvent utilisés à des fins d’analyse.

La figure 2.1 illustre les relations entre les activités de rapprochement nécessaires dans un système SAP classique pour les modules Contrôle de gestion et Comptabilité financière.

Figure 2.1 : Activités de rapprochement dans la Comptabilité financière et le Contrôle de gestion dans S/4HANA

S/4HANA montre la voie pour la simplification des structures de données et des processus sous-jacents que nous venons d’expliquer.

2.1.1 La table ACDOCA

Grâce au développement de la technologie en mémoire ou In-Memory, SAP a pu implémenter le concept du Journal universel. La technologie en mémoire des bases de données HANA permet d’analyser rapidement les données et d’agréger de grandes quantités de données en peu de temps. Il n’est pas nécessaire de les répliquer : elles peuvent être transférées à Business Warehouse (BW) avec un simple extracteur, si celui-ci existe déjà.

Ainsi, la table appelée ACDOCA stocke toutes les informations de la Comptabilité financière et du Contrôle de gestion pour les écritures réelles. Elle contient également des informations de terrain provenant de la Comptabilité des immobilisations et du Ledger articles. Le Journal universel est disponible depuis la version S/4HANA Finance 1503.

Les données qui étaient auparavant stockées dans divers documents et tables sont maintenant recueillies de manière centralisée dans cette table unique. Ainsi, la quasi-totalité des données relatives à un enregistrement est mise à jour dans une seule ligne du Journal universel (voir Figure 2.2).

Figure 2.2 : Principe du Journal universel – Table ACDOCA

Il n’est plus nécessaire d’effectuer séparément une activité de rapprochement. Les données sont centralisées à un endroit et peuvent être analysées à partir de là.

Pour les besoins de l’Analyse du compte de résultat (analytique), vous pouvez définir et créer des champs spécifiques pour certaines caractéristiques dans le Journal universel lui-même. Il est également possible d’utiliser en parallèle l’Analyse du compte de résultat analytique et comptable (CO-PA – Controlling Profitability Analysis). Cependant, ces derniers temps, l’accent stratégique de SAP a clairement été mis sur le développement de l’Analyse du compte de résultat comptable. Certaines des fonctions de la CO-PA analytique ont été transférées à cette composante. SAP appelle désormais la composante développée Analyse du compte de résultat – Analyse des marges (que j’appelle CO-MA) plutôt que CO-PA ou Analyse du compte de résultat.

Avec l’introduction de S/4HANA, les tables des enregistrements de cumul ne sont également plus nécessaires : la technologie de base de données rapide de S/4HANA les rend obsolètes.

Vous trouverez toujours les informations d’en-tête de document parallèles à ACDOCA dans les tables que vous connaissez, notamment l’en-tête de document pour la comptabilité (BKPF) ou l’en-tête de document de l’objet CO (COBK).

Cependant, certaines entrées dans ACDOCA peuvent ne pas faire référence à un en-tête de document. C’est le cas si elles ne représentent pas des écritures de processus standards (telles que les écritures de migration).

L’ACDOCA constitue également la base de toutes les informations relatives aux éléments de coûts pertinents pour CO. Cela comprend celles sur les coûts primaires et secondaires ; les deux éléments de coûts sont représentés dans S/4HANA par des comptes dans le système.

2.1.2 Se passer des tables FI et CO

La Figure 2.3 montre toutes les tables des enregistrements de cumul qui sont éliminées lorsque l’on introduit le Journal universel. Vous pouvez toujours les appeler, mais uniquement via des vues appelées affichage de compatibilité, qui affichent les données sous la forme habituelle. Dans les pages qui suivent, nous expliquerons brièvement le contexte.

Figure 2.3 : Tables des enregistrements de cumul supprimées avec S/4HANA

Une autre innovation de S/4HANA concerne un changement de logique pour la sélection des données : on passe de lignes à des colonnes. Auparavant, les sélections de données étaient « parcourues » par les lignes d’écriture individuelles, mais dans S/4HANA, la sélection s’effectue au niveau des colonnes. Il est ainsi beaucoup plus rapide d’appeler des rapports, et le modèle de données peut se passer de certaines tables. Néanmoins, vous souhaiterez probablement toujours interroger vos tables de base de données habituelles dans le Contrôle de gestion. En outre, de nombreux rapports Report Painter et Report Writer sont programmés pour accéder aux tables existantes. Pour cette raison, les tables habituelles des enregistrements de cumuls qui ont été supprimées restent disponibles avec l’affichage de compatibilité, et les données peuvent y être consultées et analysées comme auparavant. Par exemple, la vue V_COEP correspond à la table COEP pour les postes CO.

Avec l’affichage de compatibilité, SAP a adapté les interfaces comptables aux nouvelles structures de données S/4HANA. Les programmes existants peuvent toujours servir et les standards fonctionnent toujours.

Toutefois, cette solution ne sera disponible qu’un certain temps. SAP travaille déjà à faire en sorte que les requêtes de données puissent accéder directement à l’ACDOCA.

S/4HANA élimine également les tables d’index qui étaient auparavant utilisées dans le domaine Finance. L’affichage de la compatibilité aide à nouveau à lire les données. La Figure 2.4 montre le détail des tables d’index.

Figure 2.4 : Vue d’ensemble des tables d’index non requises avec S/4HANA

D’autres tables qui seront remplacées à long terme comprennent :

• FAGLFLEXA : nouveau Grand Livre – postes individuels ;
• COEP : postes CO. Étant donné que certains types de valeurs ne peuvent pas encore être mis à jour dans ACDOCA, la table COEP est toujours utilisée dans la version 1809 (également COSP_BAK et COSS_BAK). Les types de valeurs 4 et 11 peuvent d’ores et déjà être mis à jour dans ACDOCA ;
• ANEA, ANLC, ANLP : ce sont d’autres tables de la Comptabilité des immobilisations.

2.1.3 Conclusion sur le Journal universel

L’ACDOCA pose des bases qui permettent d’analyser facilement les données et de disposer d’options pour les interroger rapidement.

Elle contient toutes les données utiles aux rapports internes et externes. Avec S/4HANA Finance, on ne fait plus la distinction entre les comptes FI et les éléments de coûts bien connus de SAP Contrôle de gestion. SAP a été programmé de manière à ce que les informations sur les éléments de coûts soient désormais intégrées dans le masque FI. En prenant cette décision, SAP a pratiquement éliminé les activités de rapprochement entre FI et CO et a développé un système à circuit unique comme véritable base de données. Dans la partie 3.1, nous examinerons en détail les modifications apportées aux éléments de coût.

Les tables suivantes sont toujours disponibles avec SAP S/4HANA :

• la table BSEG pour les synthèses (postes non soldés, etc.) ;
• la Comptabilité des centres de profit (EC-PCA) classique n’a pas été modifiée et peut toujours servir ;
• les tables FI-SL, par exemple, dans la comptabilité publique ou la Comptabilité des joint-ventures (SAP JVA), n’ont pas changé et fonctionnent comme auparavant. Cependant, avec la version 1909, la fonction commerciale JVA sur ACDOCA est disponible.
• Vous pouvez toujours utiliser la méthode CO-PA – Analyse du compte de résultat analytique et les tables correspondantes.