Materialwirtschaft (MM) in SAP S/4HANA – Deltafunktionen und Customizing

2.1 SAP-Geschäftspartner

Wir steigen gleich mit einem der längsten Kapitel dieses Buches ein. Es dreht sich um die wohl tiefgreifendste Neuerung in S/4HANA mit Auswirkungen auf die Materialwirtschaft: Der bisher bekannte Kunden- und Lieferantenstamm wird durch den SAP-Geschäftspartner (Business Partner, kurz: BP) ersetzt.

Das Thema ist ausgesprochen komplex: Das Customizing erlaubt es, zahlreiche Funktionen einzustellen, bei der Migration von Kunden- und Lieferantenstämmen sind viele Aspekte zu beachten, und die Möglichkeiten zur Gestaltung eines SAP-Geschäftspartners sind äußerst vielfältig. In diesem Buch möchte ich Ihnen lediglich einen Einstieg in das Thema bieten. Wir werden nicht alle Facetten im Detail beleuchten; zur Vertiefung möchte ich deshalb auf das »Praxishandbuch SAP-Geschäftspartner (Business Partner)« von Robin Schneider, 2020 ebenfalls bei Espresso Tutorials in der zweiten Auflage erschienen, verweisen.

Ich behandle im Folgenden diejenigen Einstellungsmöglichkeiten des Geschäftspartners, die mir besonders relevant erscheinen. Wenn Sie im Customizing stöbern, werden Sie jedoch sehen, dass noch zahlreiche weitere Optionen zur Verfügung stehen.

Bei vielen Neuerungen in S/4HANA können Sie wählen, ob Sie sie nutzen möchten oder lieber »beim Alten bleiben«; nicht so beim SAP-Geschäftspartner: Seine Verwendung ist unumgänglich (zumindest gilt das für S/4HANA On-Premise-Edition 1511, 1610, 1709,1809 oder 1909 und höher). Und das ist auch gut so, denn das neue Konzept bietet viele Vorteile gegenüber seinem Vorgänger. An erster Stelle möchte ich hervorheben, dass Datenredundanzen vermieden werden, d.h., gewisse Daten werden nicht mehr doppelt und dreifach im System gespeichert. Damit müssen Sie diese bei eventuellen Änderungen auch nicht mehr doppelt und dreifach anpassen – wodurch eine potenzielle Fehlerquelle entfällt.

Betrachten Sie beispielsweise folgende Konstellation: Die Firma Espresso Tutorials bezieht von der Firma Papier Mustermann GmbH Papier für den Druck der Bücher. Die Papier Mustermann GmbH wird also im SAP-ECC-System von Espresso Tutorials als Lieferant angelegt. Nun kann es sein, dass die Papier Mustermann GmbH SAP im Einsatz hat und Bücher von Espresso Tutorials kauft. Dies bedeutet wiederum, dass sie auch als Kunde bei Espresso Tutorials angelegt wird. Dieselbe Organisation ist somit im SAP-ECC-System einerseits als Kunden- und andererseits auch als Lieferantenstamm gespeichert.

Im allgemeinen Teil dieser Stammdaten sind jeweils Postanschrift, Telefonnummer(n) und E-Mail-Adresse(n) hinterlegt. Sollte die Papier Mustermann GmbH umziehen, muss in beiden Stammsätzen die Adresse geändert werden. Gleiches gilt etwa für Ansprechpartner mit jeweils eigenen Adressdaten. Auch diese müssen ggf. in beiden Stammsätzen angepasst werden. Dass bei diesen redundanten Anpassungen unnötige Arbeit anfällt und leicht Fehler passieren können, ist ziemlich ersichtlich, oder? Genau hier setzt die Grundidee des SAP-Geschäftspartners an.

Unter S/4HANA würden Sie nun nicht mehr getrennte Kunden- und Lieferantenstämme anlegen, sondern einen einzigen zentralen Stammdatensatz, also einen SAP-Geschäftspartner mit einmalig hinterlegten Adressdaten. Wenn sich an diesen etwas ändert, etwa infolge des angesprochenen Umzugs, müssen die Daten nur noch an einer Stelle im System angepasst werden.

Nun benötigen Sie allerdings für einen Kunden andere Informationen zu den relevanten Prozessen als bei einem Lieferanten.

Für einen Kunden werden Sie beispielsweise folgende Dinge wissen wollen:

• Von welchem Werk möchte der Kunde beliefert werden?
• Von welchem Verkaufsbüro wird der Kunde betreut?
• Welche Preisliste ist für diesen Kunden relevant?
• Wie soll Ware an diesen Kunden versandt werden?

Beim Lieferanten hingegen sind unter anderem die folgenden Informationen von Bedeutung:

• In welcher Währung bestellen Sie bei dem Lieferanten?
• Gibt es einen Mindestbestellwert?
• Erwarten Sie von diesem Lieferanten eine Auftragsbestätigung?
• Was sind die vereinbarten Incoterms?

Wenn also in Zukunft nur noch ein einziger Stammdatensatz existiert, wie wird das System dann den unterschiedlichen Sichtweisen der einzelnen Abteilungen auf diesen Stammsatz gerecht? Hierfür verwendet SAP das Konzept der Rollen. Aber eines nach dem anderen – lassen Sie uns einsteigen und uns einen SAP-Geschäftspartner im System anschauen. Dabei befassen wir uns auch damit, wie das mit den Rollen bei einem einfachen Stammsatz funktioniert.

2.1.1 Einstieg: Wie sieht ein SAP-Geschäftspartner aus?

Um einen SAP-Geschäftspartner zu bearbeiten, nutzen Sie die zentrale Transaktion BP.

Wie der Einstieg zum SAP-Geschäftspartner unter S/4HANA aussieht, zeigt Abbildung 2.1.

Abbildung 2.1: Anzeige eines SAP-Geschäftspartners mit Transaktion »BP«

Das Startbild müsste Ihnen eigentlich recht vertraut sein: Die meisten Datenfelder und Reiter kennen Sie aus den »Allgemeinen Daten« im Kunden- bzw. Lieferantenstamm. Hier finden Sie auch die zentralen Adressdaten.

Jeder SAP-Geschäftspartner hat eine eindeutige Nummer. Diese ist in Abbildung 2.1 oben im Feld Geschäftspartner zu sehen – im gezeigten Beispiel die Nummer 1000330. Diese Nummer wollen wir im Folgenden als Geschäftspartnernummer bezeichnen. Weiter oben hatte ich bereits kurz erwähnt, dass zum SAP-Geschäftspartner das Konzept der »Rollen« entwickelt wurde. Es bildet die unterschiedlichen Blickwinkel der einzelnen SAP-Module ab. So existieren Rollen für den Einkauf – die »Lieferantensicht« auf den SAP-Geschäftspartner – und Rollen für den Vertrieb – die »Kundensicht« auf den SAP-Geschäftspartner. Zusätzlich gilt nach wie vor das Konzept, die Ausprägungen dieser Sichten für unterschiedliche Organisationseinheiten vorzunehmen, wie Sie sie aus dem Kunden- bzw. Lieferantenstamm von SAP ECC kennen. Die Einkaufssicht können Sie nach wie vor für verschiedene Einkaufsorganisationen pflegen und die Buchungskreissicht nach wie vor für mehrere Buchungskreise.

In Abbildung 2.1 sehen Sie die Daten zur Rolle 000000 Geschäftspartner (allg.); diese ist im Feld Ändern in GP-Rolle ausgewählt (direkt unterhalb der Geschäftspartnernummer). Diese Rolle beinhaltet Informationen, die unternehmensweit für alle Abteilungen zur Verfügung stehen (insbesondere Daten zu Adresse, Bankverbindung etc.).

In Abbildung 2.2 ist die Rolle FLVN01 Lieferant ausgewählt. Sie bietet im rechten Bereich einige neue Reiter, in denen einkaufsspezifische allgemeine Daten aus dem Lieferantenstamm zu finden sind. Diese Daten sind für alle Einkaufsorganisationen identisch.

Abbildung 2.2: Anzeige der Rolle »FLVN01 Lieferant«

Durch Auswahl der Rolle FLVN01 ist zusätzlich zu den Reitern in Abbildung 2.2 der Button Einkauf erschienen, über den ein Absprung in die Einkaufsdaten für verschiedene Einkaufsorganisationen möglich ist (siehe Abbildung 2.3).

Abbildung 2.3: Button »Einkauf« zum Verzweigen in die Einkaufsdaten

Mit Klick auf diesen Button erscheint die in Abbildung 2.4 gezeigte Ansicht mit den Einkaufsdaten für die Einkaufsorganisation 1010.

Abbildung 2.4: Einkaufsdaten für die Einkaufsorganisation 1010

Die gezeigten Felder und Reiter kommen Ihnen sicherlich bekannt vor; es sind im Wesentlichen Informationen, die im Lieferantenstamm unter den Einkaufsdaten zu finden waren.

Über den Button können Sie aufrufen, für welche Einkaufsorganisationen bereits Daten gepflegt sind (siehe Abbildung 2.5).

Abbildung 2.5: Einkaufsorganisationen mit gepflegten Daten

Wenn Sie auf klicken, wird das nebenstehende Feld EinkOrganisation editierbar (siehe Abbildung 2.6).

Abbildung 2.6: Wechsel zu einer anderen Einkaufsorganisation

Indem Sie die Nummer der Einkaufsorganisation eingeben und mit (Return) bestätigen, verzweigen Sie in die Einkaufsdaten für eine andere Einkaufsorganisation.

Analog zur Rolle FLVN01 Lieferant existieren weitere Rollen, die eigene Funktionalitäten »im Bauch haben«. Als Beispiel sei die Rolle FLCU01 Kunde genannt, die eine Kundensicht auf den SAP-Geschäftspartner ermöglicht: Es erscheinen Reiter, die kundenspezifische Informationen enthalten, sowie der Button . Über ihn verzweigen Sie in die Daten, die je Vertriebsbereich gepflegt werden (analog zu den oben gezeigten Screenshots für die Rolle FLVN01 Lieferant).

Nachdem Sie nun einen ersten Eindruck davon bekommen haben, wie ein SAP-Geschäftspartner aussieht und womit wir es überhaupt zu tun haben, wollen wir im nächsten Abschnitt ins Detail gehen.

2.1.2 Details zur Handhabung der Transaktion »BP«

Die Transaktion BP ist sehr flexibel und bietet eine Reihe unterschiedlicher Funktionalitäten an, die früher auf verschiedene Transaktionen aufgeteilt waren. Sie können mit ihr einen SAP-Geschäftspartner anzeigen, ändern oder neu anlegen. In den Einstellungen geben Sie an, in welchem Modus Sie grundsätzlich in die Transaktion einsteigen wollen: ob Sie sich den Geschäftspartner jeweils nur anzeigen lassen, ob sofort der Änderungsmodus aktiviert wird oder die zuletzt gewählte Einstellung auch beim nächsten Aufruf maßgebend sein soll (siehe Abbildung 2.7). Die Einstellungen finden Sie in der Transaktion BP unter dem Pfad Mehr • Zusätze • Einstellungen.

Abbildung 2.7: Einstellungen zum Einstieg in die Transaktion »BP«

Wenn Sie die Transaktion BP aufrufen, sehen Sie zunächst entweder den in Abbildung 2.8 oder den in Abbildung 2.9 gezeigten Einstiegsscreen. Sie können über den Button Locator ein/aus zwischen den beiden Varianten wechseln. Der Einfachheit halber beschäftigen wir uns erst einmal mit Variante 2.

Abbildung 2.8: Einstiegsbild Transaktion »BP« – Variante 1

Abbildung 2.9: Einstiegsbild Transaktion »BP« – Variante 2

Sie können nun für den Geschäftspartner zwischen den drei bekannten Funktionalitäten Anlegen, Anzeigen und Ändern wählen:

1. Anlage eines neuen Geschäftspartners:
Klicken Sie auf einen der Buttons . Warum hier drei verschiedene Buttons zur Verfügung gestellt werden, erkläre ich im nächsten Abschnitt.

2. Änderung oder Anzeige eines bestehenden Geschäftspartners:
Hierzu müssen Sie erst den gewünschten Geschäftspartner öffnen (ggf. mit der Suchhilfe auswählen) und mit (Return) bestätigen. Sobald der Geschäftspartner geöffnet ist, sind die Felder editierbar oder auch nicht, je nachdem, welche Einstellung Sie für die Transaktion gewählt haben (siehe Abbildung 2.7). Sie können über den in Abbildung 2.10 markierten Button zwischen Anzeige- und Änderungsmodus wechseln.

Abbildung 2.10: Wechsel zwischen Anzeige- und Änderungsmodus

2.1.3 Anlegen eines neuen SAP-Geschäftspartners

In diesem Abschnitt wollen wir uns anschauen, wie man einen neuen SAP-Geschäftspartner anlegt. Sie haben gerade gesehen, dass es drei Buttons zum Anlegen von Geschäftspartnern gibt: .

Das liegt daran, dass SAP drei Kategorien von Geschäftspartnern vorsieht, sogenannte Geschäftspartnertypen:

• Person: Hierbei handelt es sich um eine natürliche Person bzw. Privatperson.
• Organisation: Damit ist eine juristische Person oder ein Teil einer juristischen Person gemeint, z.B. eine Firma oder eine Abteilung.
• Gruppe: Beispiele für eine Gruppe könnten sein: Wohngemeinschaft, Ehepaar, Betriebsrat.

Der Geschäftspartnertyp steuert, welche Felder zur Verfügung stehen. Beispielsweise können Sie bei einer Organisation im Reiter Identifikation das Feld Rechtsform ausfüllen und bei einer Person nicht – dort finden Sie dann etwa das Feld Familienstand. Einen beim Anlegen einmal gewählten Geschäftspartnertyp können Sie nachträglich nicht mehr ändern. Es ist von SAP auch nicht vorgesehen, im Customizing weitere Geschäftspartnertypen außer Person, Organisation und Gruppe zu definieren.

Beim Bearbeiten eines Geschäftspartners in der Transaktion BP sehen Sie rechts neben der Geschäftspartnernummer, um welchen Geschäftspartnertyp es sich jeweils handelt.

• Symbol für Person:
• Symbol für Organisation:
• Symbol für Gruppe:

Sie müssen sich beim Anlegen eines Geschäftspartners also gleich zu Beginn überlegen, welcher Geschäftspartnertyp der passende ist, und dann auf den entsprechenden Button klicken.

Wenden wir uns wieder dem erwähnten Beispiel der Firma Papier Mustermann GmbH zu. Diese Firma soll Lieferant für die Firma Espresso Tutorials sein, also wollen wir sie als Geschäftspartner im System anlegen. Bei der Firma Papier Mustermann GmbH handelt es sich eindeutig um eine Organisation. Sie klicken also auf den Button .

Zunächst wollen wir uns mit den Feldern im oberen Bereich befassen (siehe Abbildung 2.11).

Abbildung 2.11: Einstieg in die Anlage eines SAP-Geschäftspartners

Im Feld Anlegen in GP-Rolle ist bereits die Rolle 000000 Geschäftspartner (allg.) vorgeschlagen. Details zum Rollenkonzept erläutere ich im nächsten Abschnitt, aber so viel vorweg:

Das Feld Gruppierung wollen wir genauer betrachten. Die Gruppierung bestimmt den Nummernkreis des Geschäftspartners. Der Nummernkreis für das Objekt, das Sie anlegen wollen, hängt also beim SAP-Geschäftspartner nicht an einer Kontengruppe oder Ähnlichem, wie Sie es vom Kunden- bzw. Lieferantenstamm aus SAP ECC kennen. Sie können deshalb bei jedem Geschäftspartner, den Sie anlegen, neu und flexibel entscheiden, ob die Nummernvergabe intern oder extern sein soll und welcher Nummernkreis geeignet ist. Die Festlegung eines Nummernkreises und die Nummernvergabe sind damit abgekoppelt von anderen Funktionalitäten.

Im Customizing finden sich die Einstellungen zur Gruppierung unter dem Pfad SPRO • Anwendungsübergreifende Komponenten • SAP-Geschäftspartner • Geschäftspartner • Grundeinstellungen • Nummernkreise und Gruppierungen. Hier können Sie zunächst Nummernkreise definieren und festlegen, ob eine interne oder externe Nummernvergabe stattfinden soll – das kennen Sie sicherlich aus SAP ECC (siehe Abbildung 2.12).

Abbildung 2.12: Definition von Nummernkreisen

Anschließend können Sie im Customizing-Punkt Gruppierungen definieren und Nummernkreisen zuordnen die Gruppierungen festlegen und diesen Gruppierungen jeweils einem Nummernkreis zuordnen (siehe Abbildung 2.13). Außerdem legen Sie hier fest, ob die Gruppierung beim Anlegen eines Geschäftspartners mit der Transaktion BP in der F4-Hilfe angeboten wird oder nicht (Spalte Ausblenden). Wenn der zugeordnete Nummernkreis z.B. für die automatische Anlage von Geschäftspartnern über eine Schnittstelle reserviert ist, sollten Sie sich für Ausblenden entscheiden, sodass die Gruppierung nicht in der Transaktion BP angeboten wird.

Abbildung 2.13: Gruppierungen anlegen und Nummernkreise zuordnen

Die Spalten Interner Std. und Externer Std. haben folgende Bedeutung:

• Wenn Interner Std. ausgewählt ist und Sie beim Anlegen eines Geschäftspartners weder eine Geschäftspartnernummer vorgeben noch eine Gruppierung auswählen, wird automatisch die interne Standardgruppierung verwendet.
• Wenn Externer Std. ausgewählt ist und Sie beim Anlegen eines Geschäftspartners selbst eine Geschäftspartnernummer vorgeben, aber keine Gruppierung auswählen, wird automatisch die externe Standardgruppierung verwendet.

Nun sind nur noch die Pflichtfelder zu füllen (z.B. der Name), dann können Sie den Geschäftspartner bereits sichern. Es erscheint folgende Meldung: .

Schon haben Sie Ihren ersten SAP-Geschäftspartner angelegt.

2.1.4 Rollenkonzept des SAP-Geschäftspartners

Die Flexibilität des SAP-Geschäftspartners besteht darin, dass Sie ihm verschiedene Rollen zuordnen können. Beispielsweise kann ein Geschäftspartner die Rolle eines Kunden, eines Lieferanten, eines Mitarbeiters oder eines Sachbearbeiters haben. Dabei können einem Geschäftspartner mehrere Rollen zugeordnet werden. Der SAP-Standard liefert zahlreiche Rollen mit. Hier einige Beispiele:

• 000000 Geschäftspartner (allg.)
• BBP000 Lieferant
• BBP001 Bieter
• BBP003 Werk
• BBP004 Einkaufende Firma
• BBP005 Leistungserbringer
• BBP006 Rechnungssteller
• BBP010 Freiberufler
• BKK010 Kontoinhaber
• BKK200 Kontoführer
• BUP001 Ansprechpartner
• BUP003 Mitarbeiter
• BUP004 Organisationseinheit
• CLERK1 Erster Sachbearbeiter
• CLERK2 Zweiter Sachbearbeiter
• CRM000 Auftraggeber
• CRM002 Warenempfänger
• CRM003 Regulierer
• CRM004 Rechnungsempfänger
• FLCU00 Kunde (Finanzbuchhaltung)
• FLCU01 Kunde
• FLVN00 Lieferant (Finanzbuchhalter)
• FLVN01 Lieferant
• VLC001 Endkunde

Eine neue Rolle können Sie einem SAP-Geschäftspartner zuordnen, indem Sie in der Transaktion BP im Änderungsmodus den Geschäftspartner aufrufen. Sie wählen im Feld Ändern in GP-Rolle die Rolle aus, die Sie hinzufügen wollen. Hinter dem Rollennamen erscheint der Zusatz »(neu)« (siehe Abbildung 2.14).

Abbildung 2.14: Hinzufügen einer Rolle in der Transaktion »BP«

Allein durch Auswahl der Rolle im Feld Ändern in GP-Rolle beginnt das Anlegen der neuen Rolle. Es werden zusätzliche Reiter sichtbar. Außerdem werden bestimmte Felder zu Pflichtfeldern, die vorher, als nur die Rolle 000000 Geschäftspartner (allg.) angelegt war, noch optional waren; beispielsweise Sprache und Land.

Durch Klick auf den Button rechts unten im Screenshot wird die Rolle angelegt.

Wenn Sie den Geschäftspartner im Anzeigemodus aufrufen, sind im Drop-down-Menü des Feldes Ändern in GP-Rolle nur die angelegten Rollen verfügbar (siehe Abbildung 2.15). Im Änderungsmodus sind alle denkbaren Rollen auswählbar, allerdings wird hinter den bereits angelegten Rollen der Zusatz (gepflegt) ergänzt (siehe Abbildung 2.16). So können Sie den Überblick behalten, welche Rollen zu einem Geschäftspartner bereits gepflegt sind.

Abbildung 2.15: Verfügbare Rollen im Anzeigemodus

Abbildung 2.16: Rollen im Drop-down-Menü im Änderungsmodus

Sie können im Customizing unter SPRO • Anwendungsübergreifende Komponenten • SAP-Geschäftspartner • Geschäftspartner • Grundeinstellungen • Geschäftspartnerrollen • GP-Rollen definieren eigene Rollen definieren (siehe Abbildung 2.17). Hier haben Sie auch die Möglichkeit, einzelne Rollen, die Sie in Ihrem System nicht benötigen, auszublenden (Checkbox Ausblenden). Außerdem können Sie über das Feld GP-Sicht ebenjene festlegen, die dann die Bildsteuerung der Rolle bestimmt, also beispielsweise die angezeigten Felder. Das Feld Position gibt vor, an welcher Stelle in der Drop-down-Liste der Transaktion BP die Rolle angeboten wird. Die Drop-down-Liste bietet zunächst die Rollen mit einer zugeordneten Position an und danach alphabetisch sortiert die übrigen Rollen.

Abbildung 2.17: Rollen-Customizing

Außerdem sehen Sie das Feld GP-Rollentyp.

An diesem Punkt möchte ich etwas ausholen. Das ist ja ein regelrechtes Wirrwarr von Begriffen und Customizing-Einstellungen rund um die Rollen (siehe Abbildung 2.18)! Hinter dem Customizing-Punkt GP-Rollen definieren verbirgt sich zusätzlich das Customizing zum Rollentyp, und hinter dem Customizing-Punkt GP-Rollengruppierungen definieren stecken nicht nur Rollengruppierungen, sondern auch noch Rollengruppierungstypen – da kann man schon mal den Überblick verlieren.

Abbildung 2.18: Begriffe rund um Rollen

Aus diesem Grund erkläre ich nachfolgend die verschiedenen Begriffe und ihre Bedeutung.

Rollentyp

Mit dem Rollentyp können Sie Rollen zu folgenden Zwecken gruppieren:

• Die Programmierung gegen Rollen erfolgt auf Basis des Rollentyps.
• Die Feldsteuerung (welche Felder sind sichtbar, eingabebereit, änderbar?) erfolgt auf Ebene des Rollentyps (siehe Abschnitt 2.1.6).

Außerdem steuert die Zuordnung des Rollentyps zur Rolle die Fortschreibung der Tabelle BUT100.

Im Customizing stellen Sie das über folgenden Pfad ein: SPRO • Anwendungsübergreifende Komponenten • SAP-Geschäftspartner • Geschäftspartner • Grundeinstellungen • Geschäftspartnerrollen • GP-Rollen definieren • GP-Rollentypen (siehe Abbildung 2.19).

Abbildung 2.19: Customizing von Rollentypen

Rollengruppierung

Sie können einem SAP-Geschäftspartner nicht nur einzelne Rollen, sondern auch eine Rollengruppierung zuweisen. Damit hat der SAP-Geschäftspartner automatisch die Sichten aller in der Rollengruppierung enthaltenen Rollen. Beispiel: Wenn es eine Rolle für die Buchhaltungssicht des Lieferanten gibt (Standardrolle FLVN00) und eine für die Einkaufssicht (Standardrolle FLVN01), können Sie eine Rollengruppierung anlegen, die beide Rollen enthält (siehe Abbildung 2.20). Die neue Rollengruppierung wird dann wie eine Rolle im Drop-down-Menü der Transaktion BP angeboten (siehe Abbildung 2.21). Das »X« hinter dem Kürzel ZGVEN zeigt an, dass es sich um eine Rollengruppierung und nicht um eine einfache Rolle handelt.

Im Customizing stellen Sie das über folgenden Pfad ein: SPRO • Anwendungsübergreifende Komponenten • SAP-Geschäftspartner • Geschäftspartner • Grundeinstellungen • Geschäftspartnerrollen • GP-Rollengruppierungen definieren • GP-Rollengruppierungen.

Abbildung 2.20: Customizing der Rollengruppierung

Abbildung 2.21: Rollengruppierung in der Transaktion »BP«

Rollengruppierungstyp

Rollengruppierungen sollen (müssen aber nicht) einem Rollengruppierungstyp zugeordnet werden, wenn geplant ist, gegen die Rollengruppierung zu programmieren.

Rollenausschlussgruppen legen Sie im Customizing über folgenden Pfad fest: SPRO • Anwendungsübergreifende Komponenten • SAP-Geschäftspartner • Geschäftspartner • Grundeinstellungen • Geschäftspartnerrollen • GP-Rollengruppierungen definieren • GP-Rollengruppierungstypen.

Rollentypgruppen

Die Rollentypgruppen werden im Kontext der Geschäftspartnerbeziehungen verwendet (siehe Abschnitt 2.1.8).

Im Customizing stellen Sie das über folgenden Pfad ein: SPRO • Anwendungsübergreifende Komponenten • SAP-Geschäftspartner • Geschäftspartner • Grundeinstellungen • Geschäftspartnerrollen • GP-Rollentypgruppen definieren.

Rollenausschlussgruppen

Mit dieser Funktionalität verhindern Sie, dass einem SAP-Geschäftspartner mehrere Rollen zugeordnet werden, die einander logisch ausschließen.

Hierzu können Sie Ausschlussgruppen definieren und jeder Ausschlussgruppe einen Satz an Rollen beiordnen, die dann nicht gleichzeitig an ein und denselben Geschäftspartner vergeben werden können (siehe Abbildung 2.22).

Im Customizing nehmen Sie die Zuordnung über folgenden Pfad vor: SPRO • Anwendungsübergreifende Komponenten • SAP-Geschäftspartner • Geschäftspartner • Grundeinstellungen • Geschäftspartnerrollen • GP-Rollenausschlussgruppen definieren.

Abbildung 2.22: Customizing von Rollenausschlussgruppen

Zusätzlich können Sie unter dem Punkt GP-Rollenausschlussgruppen • erlaubte Übergänge den Ausschluss sozusagen verfeinern. Sie definieren, dass eine Rolle der Ausschlussgruppe nur dann an einen SAP-Geschäftspartner vergeben werden kann, wenn die andere zuvor zugeordnet war (siehe Abbildung 2.23). Diese Funktionalität ist alles andere als selbsterklärend, deshalb möchte ich sie anhand eines Beispiels erläutern.

Abbildung 2.23: Erlaubte Übergänge innerhalb einer Ausschlussgruppe

Die Auswirkungen der Einstellungen aus Abbildung 2.22 und Abbildung 2.23 sind folgende: In der Rollenausschlussgruppe EX_02 wurde definiert, dass die Rollen BUP002 (Interessent) und CMS001 (Sicherheitenpartner) nicht gleichzeitig vergeben werden dürfen. Zusätzlich wurde ein Übergang von Rolle BUP002 nach CMS001 erlaubt. Wenn Sie einem SAP-Geschäftspartner nun zuerst die Rolle CMS001 zuordnen, so ist für die weitere Pflege dieses SAP-Geschäftspartners die Rolle BUP002 (wegen der Rollenausschlussgruppe) nicht mehr in der Drop-down-Liste verfügbar. Ordnen Sie aber zuerst die Rolle BUP002 zu, so können Sie diese im weiteren Verlauf durch CMS001 ersetzen.

Wenn Sie irgendwann nach Pflege der Rolle BUP002 die Nachfolgerrolle CMS001 auswählen, erscheint die in Abbildung 2.24 gezeigte Meldung. Die Rolle BUP002 wird also durch CMS001 ersetzt. Diese Funktion können Sie verwenden, wenn eine Rolle zwingend Voraussetzung für eine Nachfolgerrolle sein soll.

Abbildung 2.24: Meldung bei Pflege der Nachfolgerrolle

2.1.5 Geschäftspartnerarten

Sie haben bereits gesehen, dass man beim Anlegen eines SAP-Geschäftspartners eine Kategorisierung in Person, Organisation oder Gruppe vornimmt (der Begriff hierfür war Geschäftspartnertyp). Da hier weder ein weiteres Customizing noch eine Definition eigener Geschäftspartnertypen vorgesehen ist, bietet SAP mit der Geschäftspartnerart die Möglichkeit einer freien Typisierung von Geschäftspartnern (siehe Abbildung 2.25). Im Customizing befindet sich diese Einstellungsmöglichkeit unter SPRO • Anwendungsübergreifende Komponenten • SAP-Geschäftspartner • Geschäftspartner • Grundeinstellungen • Geschäftspartnerarten • Geschäftspartnerarten definieren.

Abbildung 2.25: Customizing von Geschäftspartnerarten

Im SAP-Geschäftspartner findet sich das Feld für die Geschäftspartnerart im Reiter Steuerung (siehe Abbildung 2.26).

Abbildung 2.26: Geschäftspartnerart in der Transaktion »BP«

Abhängig von der Geschäftspartnerart ist die Definition einer eigenen Feldsteuerung möglich. Dies schauen wir uns im nächsten Abschnitt genauer an.

2.1.6 Feldmodifikationen im SAP-Geschäftspartner

Was Sie vielleicht bisher als Feldsteuerung kannten, heißt im Kontext des SAP-Geschäftspartners Feldmodifikationen. Die Funktionalität ist vergleichbar. Hier können Sie einstellen, ob gewisse Felder überhaupt angezeigt werden, und wenn ja, ob sie eingabebereit sind oder nicht. Im Customizing finden Sie dies unter SPRO • Anwendungsübergreifende Komponenten • SAP-Geschäftspartner • Geschäftspartner • Grundeinstellungen • Feldmodifikation. Beim SAP-Geschäftspartner können diese Einstellungen auf folgenden Ebenen vorgenommen werden (siehe Abbildung 2.27):

• auf Ebene des Anwendungsobjekts (unter dem Punkt Feldattribute pro Mandant konfigurieren) – hier sind im Standard diese beiden Anwendungsobjekte vorgesehen: BUPA (SAP-Geschäftspartner) und BUPR (zentraler Geschäftspartner: Partnerbeziehungen – das schauen wir uns in Abschnitt 2.1.8 noch genau an)
• auf Ebene des Rollentyps (hier steht zwar »pro GP-Rolle«, gemeint ist aber der Rollentyp und nicht die Rolle)
• auf Ebene der Aktivität (anzeigen, ändern, anlegen, Löschvormerkung setzen)
• auf Ebene der Geschäftspartnerart

Abbildung 2.27: Customizing von Feldmodifikationen

2.1.7 Zeitabhängige Daten im SAP-Geschäftspartner

Eine der großen Neuerungen beim SAP-Geschäftspartner im Vergleich zum Kunden- bzw. Lieferantenstamm ist die Möglichkeit, zeitabhängige Daten zu pflegen. Das bedeutet, dass Sie für diese Daten Gültigkeitszeiträume mit unterschiedlichen Werten hinterlegen können.

Beispielsweise könnten Sie im Falle eines Umzugs unserer Organisation Papier Mustermann GmbH hinterlegen, dass sie bis zum 31. Oktober 2020 in München niedergelassen ist und ab 1. November 2020 ihren Sitz in Hamburg haben wird. Somit bleibt die Historie der Adresse nachvollziehbar, und die neue Adresse kann im Voraus – mit entsprechendem Gültigkeitsstart in der Zukunft – gepflegt werden, sobald Sie von dem anstehenden Umzug erfahren. Diese Form der Zeitabhängigkeit können Sie (optional) beim SAP-Geschäftspartner für folgende Daten nutzen:

• Adressen
• Bankverbindungen
• Rollenzuordnungen

Ob zeitabhängige Daten hier möglich sind oder nicht, legen Sie im Customizing unter SPRO • Anwendungsübergreifende Komponenten • SAP-Geschäftspartner • Aktivierungsschalter für Funktionen fest (siehe Abbildung 2.28).

Abbildung 2.28: Aktivierung der Zeitabhängigkeit im Customizing

Beim SAP-Geschäftspartner ist (auch ohne Aktivierung der Zeitabhängigkeit) die Pflege mehrerer Adressen grundsätzlich immer möglich. Diese können im Reiter Adressübersicht eingesehen werden. Abbildung 2.29 zeigt das eingangs beschriebene Beispiel des Umzugs der Firma Papier Mustermann GmbH von München nach Hamburg.

Abbildung 2.29: Zeitabhängigkeit bei Adressen

Wenn Sie die Zeitabhängigkeit der Adressen im Customizing aktiviert haben, werden die Spalten Gültig ab und Gültig bis eingeblendet. Indem Sie eine Adresse selektieren und auf den Button klicken, können Sie diese Felder editieren (siehe Abbildung 2.30).

Abbildung 2.30: Pflege des Gültigkeitszeitraums je Adresse

Vorne im Reiter Anschrift wird automatisch die aktuell gültige Adresse angezeigt.

Ähnlich verhält es sich bei der Bankverbindung. Auch hier werden im Reiter Zahlungsverkehr die Spalten Gültig ab und Gültig bis erst durch die Aktivierung der Zeitabhängigkeit im Customizing sichtbar (siehe Abbildung 2.31).

Abbildung 2.31: Zeitabhängigkeit bei Bankverbindungen

Der Gültigkeitszeitraum je Bankverbindung kann hier über den Button gepflegt werden.

Die Funktionalität zur Pflege der Zeitabhängigkeit von Rollen ist etwas versteckt. Wenn Sie auf den Button neben dem Feld Ändern in GP-Rolle klicken, geht das Fenster zur Pflege der Zeitabhängigkeit einer Rollenzuordnung auf (siehe Abbildung 2.32).

Abbildung 2.32: Pflege der Zeitabhängigkeit von Rollen

2.1.8 Beziehungen zwischen SAP-Geschäftspartnern

SAP ermöglicht es, verschiedene Typen von Beziehungen zwischen Geschäftspartnern abzubilden. Beispiele dafür könnten sein:

• Person A ist Ansprechpartner von Organisation B
• Person A ist Ehepartner von Person B
• Organisation A ist Rechnungssteller für Organisation B
• Organisation A ist Konzernmutter von Organisation B

Wir wollen uns das anhand eines Beispiels genauer anschauen: Unser Mitarbeiter Herr Muster ist als SAP-Geschäftspartner vom Geschäftspartnertyp »Person« angelegt. Er ist unser Ansprechpartner für verschiedene Firmen, die in unserem SAP-System als Geschäftspartner vom Geschäftspartnertyp »Organisation« angelegt sind. Eine dieser Organisationen ist unsere Firma Papier Mustermann GmbH.

Im Weiteren erfahren Sie, wie Sie der Papier Mustermann GmbH als Ansprechpartner Herrn Muster zuordnen: Öffnen Sie den Geschäftspartner zur Papier Mustermann GmbH in der Transaktion BP. Klicken Sie dann auf den Button (siehe Abbildung 2.33).

Abbildung 2.33: Button zum Anlegen einer Beziehung

Anschließend wählen Sie den Beziehungstyp (beschrieben mit hat den Ansprechpartner) und ordnen den Ansprechpartner zu. Zusätzlich können Sie einen Gültigkeitszeitraum vorgeben (siehe Abbildung 2.34). Es können also für unterschiedliche Zeiträume verschiedene Ansprechpartner hinterlegt werden, und die Historie ist nachvollziehbar. Dies wurde auch schon im vorhergehenden Abschnitt 2.1.7 zur Zeitabhängigkeit von Daten im SAP-Geschäftspartner erwähnt.

Abbildung 2.34: Zuordnung eines Ansprechpartners

Nach dem Sichern kann die Beziehung in beiden Geschäftspartnern eingesehen werden. Bei Herrn Muster ist sie unter der Bezeichnung ist Ansprechpartner von zu finden (siehe Abbildung 2.35).

Abbildung 2.35: Beziehung aus Sicht des Ansprechpartners

Die wichtigsten Customizing-Einstellungen zu Beziehungen finden Sie unter SPRO • Anwendungsübergreifende Komponenten • SAP-Geschäftspartner • Geschäftspartnerbeziehungen • Grundeinstellungen • Eigenschaften von Geschäftspartner-Beziehungstypen.

Hier können Sie unter anderem eigene Beziehungstypen pflegen und existierende in der Drop-down-Liste ausblenden. Zudem lässt sich die Bezeichnung der Beziehungen aus Sicht der beiden involvierten SAP-Geschäftspartner einstellen. In Abbildung 2.36 sehen Sie, dass der in unserem Beispiel verwendete Beziehungstyp für den Ansprechpartner je nach Blickwinkel mit »hat den Ansprechpartner« oder »ist Ansprechpartner von« benannt ist.

Abbildung 2.36: Customizing von Beziehungstypen

Das frühere Vorgehen, bei dem im Kundenstamm bzw. Lieferantenstamm Ansprechpartner hinterlegt werden konnten und diese Teil der Stammdaten waren, steht nun nicht mehr zur Verfügung. An dessen Stelle ist das dynamische Verlinken von SAP-Geschäftspartnern getreten; es ist also zwingend erforderlich, die Ansprechpartner ebenfalls als Geschäftspartner im System anzulegen.

2.1.9 Datenmodell und Tabellen

Das komplexe Konzept des SAP-Geschäftspartners bringt die Existenz zahlreicher neuer Tabellen mit sich. Die zentrale Tabelle für die allgemeinen Daten trägt die Bezeichnung BUT000. Die Liste der sonst noch relevanten Tabellen in diesem Zusammenhang ist lang und kann leicht im Internet eingesehen werden, daher verzichte ich an dieser Stelle auf eine detaillierte Nennung.

Damit alle Programme, die noch mit den alten Tabellen für Lieferanten und Kunden arbeiten, weiter funktionieren, werden nach wie vor folgende Tabellen laufend im Hintergrund mit allen relevanten Daten automatisch gefüllt:

• KNA1 – Kundenstamm (allgemeiner Teil)
• KNB1 – Kundenstamm (Buchungskreis)
• KNVV – Kundenstamm (Vertriebsdaten)
• LFA1 – Lieferantenstamm (allgemeiner Teil)
• LFB1 – Lieferantenstamm (Buchungskreis)
• LFM1 – Lieferantenstamm Einkaufsorganisationsdaten

Diese Fortschreibung der aufgeführten Tabellen ist eine der Teilfunktionen der sogenannten Customer-Vendor-Integration, die ich im nächsten Abschnitt vorstelle.

2.1.10 Customer-Vendor-Integration und Migration von Daten aus ECC nach S/4HANA

Unter dem Begriff Customer-Vendor-Integration (CVI) sind Konzepte und Tools zusammengefasst, die dazu beitragen, die komplexen Zusammenhänge zwischen dem SAP-Geschäftspartner und Kunden- bzw. Lieferantendaten abzubilden. Die Hauptaufgaben der Customer-Vendor-Integration sind:

• Sie sorgt dafür, dass zusätzlich zu den neuen SAP-Geschäftspartnertabellen im Hintergrund auch die Tabellen KNA1, KNB1, KNVV, LFA1, LFB1 und LFM1 synchron gehalten werden. Die automatische Synchronisation stellen Sie im Customizing unter SPRO • Anwendungsübergreifende Komponenten • Stammdatensynchronisation • Synchronisationssteuerung ein. Die Funktionalität läuft weitgehend unbemerkt im Hintergrund ab.
• Sie unterstützt die automatisierte Migration von ECC auf S/4HANA und überführt Daten aus Kundenstamm bzw. Lieferantenstamm in Rollen gemäß dem Geschäftspartneransatz. Ebenso unterstützt Sie die CVI bei einer Neueinrichtung von S/4HANA (Greenfield-Ansatz).

Damit das System die beiden obigen Aufgaben erfüllen kann, muss eine Grundvoraussetzung erfüllt sein: Für jeden SAP-Geschäftspartner, dem eine Rolle als Kunde bzw. Lieferant zugeordnet ist, muss die Kundennummer bzw. Lieferantennummer ersichtlich sein.

Die Verknüpfung geschieht im SAP-Geschäftspartner (Transaktion BP) über folgende Felder:

• bei einem Geschäftspartner mit einer zugeordneten Kundenrolle (in Abbildung 2.37 die Rolle FLCU01) über das Feld Debitorennummer im Reiter Debitor: Allgemeine Daten,
• bei einem Geschäftspartner mit einer Lieferantenrolle (in Abbildung 2.38 die Rolle FLVN01) über das Feld Kreditorennummer im Reiter Lieferant: Allgemeine Daten.

Abbildung 2.37: Debitorennummer im SAP-Geschäftspartner

Abbildung 2.38: Kreditorennummer im SAP-Geschäftspartner

Eine zentrale Überlegung bei der Migration ist folgende: Sollen die Geschäftspartnernummer und die im Reiter Debitor: Allgemeine Daten bzw. im Reiter Lieferant: Allgemeine Daten zugeordnete Debitoren-/Kreditorennummer (siehe Abbildung 2.37 und Abbildung 2.38) identisch sein? Die SAP empfiehlt das. Eine Übereinstimmung ist aber nicht zwingend erforderlich.

Wie Sie das handhaben wollen, legen Sie im Customizing unter folgendem Pfad fest: SPRO • Anwendungsübergreifende Komponenten • Stammdatensynchronisation • Customer-Vendor-Integration • Einstellungen des Geschäftspartners • Einstellungen zur Kunden-/Debitorenintegration • Feldzuordnung für die Debitorenintegration • Zuordnung von Schlüsseln • Nummernvergabe Richtung GP nach Debitor festlegen.

Abbildung 2.39: Festlegung Nummerngleichheit Debitor

In Abbildung 2.39 können Sie sehen, dass für jede Kombination aus der Gruppierung (sie definiert den Nummernkreis des Geschäftspartners) und der Kontengruppe festgelegt werden kann, ob die Nummern automatisch gleich sein sollen oder nicht. Dies ist die Einstellung Richtung Geschäftspartner nach Debitor. Analog gehen Sie vor, wenn Sie aus der anderen Richtung kommen (Debitor nach Geschäftspartner). Entsprechende Einstellungen finden Sie auch für Lieferanten/Kreditoren im Customizing unter SPRO • Anwendungsübergreifende Komponenten • Stammdatensynchronisation • Customer-Vendor-Integration • Einstellungen des Geschäftspartners • Einstellungen zur Lieferanten-/Kreditorenintegration • Feldzuordnung für die Kreditorenintegration • Zuordnung von Schlüsseln.

Wie erkennt das System eigentlich, dass es sich um einen Kunden oder Lieferanten handelt? Sie haben gelernt, dass es sehr viele unterschiedliche Arten von Geschäftspartnern gibt und zahlreiche Rollen existieren, die ein SAP-Geschäftspartner einnehmen kann. Das Konzept der Customer-Vendor-Integration ist nur nicht für alle Rollen relevant.

Im Customizing finden Sie eine Auflistung aller Rollen, die debitorisch von Bedeutung sind (SPRO • Anwendungsübergreifende Komponenten • Stammdatensynchronisation • Customer-Vendor-Integration • Einstellungen des Geschäftspartners • Einstellungen zur Lieferanten-/Kreditorenintegration •GP-Rollentyp für Richtung GP nach Debitor einstellen). Außerdem ist dort eine Zuordnung von Rolle zu Kontengruppe vorgesehen (SPRO • Anwendungsübergreifende Komponenten • Stammdatensynchronisation • Customer-Vendor-Integration • Einstellungen des Geschäftspartners • Einstellungen zur Lieferanten-/Kreditorenintegration • GP-Rolle für Richtung Debitor nach GP). Entsprechende Einstellungen sind auch für kreditorische Daten möglich.

In SAP ECC können Sie die Transaktion CVI-COCKPIT verwenden, diese unterstützt Sie bei der automatisierten Überführung der Kunden- und Lieferantenstämme (siehe Abbildung 2.40).

Abbildung 2.40: CVI-Cockpit

So viel in aller Kürze zum Thema »Customer-Vendor-Integration«. Die Überlegungen, die bei einer Datenmigration angestellt werden müssen, sind äußerst vielschichtig und konnten im Rahmen dieses Buches nur angerissen werden.