Planung mit SAP ERP, BW und BPC - das richtige Werkzeug auswählen

2.1 Modellierung

In diesem Abschnitt stellen wir zunächst das vorhandene Datenmodell in SAP ERP vor und kommen im Anschluss zu einer Bewertung desselben.

2.1.1 Datenintegrität

Die verfügbaren Planungsfunktionen sind im klassischen ERP, ebenso wie das Datenmodell, fest vorgegeben und können vom Kunden im Wesentlichen nicht verändert werden. Damit ist die Datenintegrität seitens SAP automatisch sichergestellt, sodass Sie hier keinen weiteren Aufwand investieren/betreiben müssen.

2.1.2 Flexibilität in der Abbildung der Unternehmensstruktur

Im integrierten Standardsystem SAP ERP sind sowohl die Organisationseinheiten für die Unternehmensstruktur als auch die Szenarien für die Planung modulspezifisch fest vorgegeben. In diesem Buch konzentrieren wir uns auf die folgenden Module:

• Controlling (CO)
• Projektsystem (PS)
• Finanzbuchhaltung (FI)
• Investitionsmanagement (IM)

SAP bietet im Standard eine Reihe von Kontierungsobjekten an, auf denen Sie planen können:

Kostenstellen repräsentieren im Controlling Organisationseinheiten in der Unternehmenshierarchie. Einer Kostenstelle sind typischerweise eine verantwortliche Person sowie optional weitere Mitarbeiter zugeordnet. Eine Kostenstelle erbringt eine Funktion im Unternehmen, wie z.B. Einkauf, Buchführung oder Versand; sämtliche für diese Funktion anfallenden Kosten sollen auf die Kostenstelle gebucht werden. Entsprechend können ebendiese Kosten auch geplant werden.

Kostenstellen sind hierarchisch in sogenannten Kostenstellengruppen angeordnet, um die Unternehmenshierarchie abzubilden. Eine besondere Kostenstellengruppe ist die Standardhierarchie, für die SAP automatisch beim Anlegen von neuen Kostenstellen sicherstellt, dass jede Kostenstelle genau einmal darin vorkommt. Die Zuordnung von Kostenstellen zu Kostenstellengruppen ist nicht zeitabhängig, das bedeutet, dass eine Neuzuordnung sofort erfolgen kann und dann auch rückwirkend gilt.

Innenaufträge dienen dazu, temporäre Maßnahmen im Controlling abzubilden, für die häufig mehrere Kostenstellen verantwortlich sind. Beispiele dafür sind Messestände, Forschungsaufträge oder auch kleinere Kundenprojekte. Ebenso können Innenaufträge zu Gruppen zusammengefasst werden, spielen aber eine untergeordnete Rolle.

Projekte sind im Projektsystem angesiedelt. Sie sind genau wie Innenaufträge von temporärer Natur, aber typischerweise wesentlich komplexer. Während für Innenaufträge ausschließlich Kosten sowie ggf. Erlöse geplant und gebucht werden können, weisen Projekte eine starke Integration in die Logistik auf. Projekte setzen sich aus Projektstrukturplan (PSP)-Elementen und Netzplänen zusammen. PSP-Elemente dienen dazu, eine hierarchische Struktur abzubilden, und erlauben neben der Kostenplanung auch die Planung von Terminen, Personalressourcen und Materialbedarfen. Netzpläne hingegen ähneln eher Fertigungsaufträgen und werden u.a. eingesetzt, um den zeitlich logischen Ablauf eines Projektes zu planen.

Geschäftsprozesse haben die Funktion, kostentreibende Prozesse im Controlling zu identifizieren und zu verrechnen. Beispielsweise ist es möglich, sämtliche Kosten für die Kundenauftragserfassung im Vertriebsinnendienst auf einem Geschäftsprozess zu sammeln und weiter zu verrechnen. Die Prozesskostenrechnung, deren wesentlicher Bestandteil Geschäftsprozesse sind, ist v. a. im angloamerikanischen Raum verbreitet und fristet unter den deutschsprachigen SAP-Kunden ein Schattendasein.

Für Geschäftsprozesse können Sie ebenso wie für Kostenstellen eine Standardhierarchie pflegen. Die Zuordnung der Geschäftsprozesse zu den Gruppen ist gleichfalls nicht zeitabhängig, und auch hier sind die Hierarchieknoten keine Kontierungsobjekte.

Ergebnisobjekte entstammen der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (Controlling-Modul CO-PA) und repräsentieren Marktsegmente, die sich aus Merkmalen wie z.B. Kunden, Produkten, Gebieten, Verkäufern etc. zusammensetzen. Die Auswahl der verwendeten Merkmale ist sehr individuell und hängt stark von der Branche des betroffenen Unternehmens ab. Entsprechend ist die Planungsfunktionalität für die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung komplexer als für die anderen CO-Teilmodule.

Profitcenter haben eine übergreifende Funktion im SAP-Controlling. Sie dienen dazu, das Unternehmen in ergebnisverantwortliche Teilunternehmen zu gliedern. Sämtliche zuvor vorgestellten Kontierungsobjekte werden zu diesem Zweck genau einem Profitcenter zugeordnet. Damit fließen zum einen alle aufgelaufenen Ist-Kosten der entsprechenden Kontierungsobjekte beim jeweils zugeordneten Profitcenter zusammen; zum anderen ist es auch möglich, die Planwerte der zuvor beschriebenen anderen Kontierungsobjekte in das Profitcenter zu übernehmen. Die Profitcenter-Rechnung ist damit das einzige Teilmodul in SAP ERP, das eine integrierte Planung erlaubt.

Profitcenter sind genau wie Kostenstellen in einer Standardhierarchie angeordnet (ebenfalls zeitunabhängig). Es gilt auch hier die Einschränkung, dass die Knoten der Hierarchie keine eigenen Kontierungsobjekte sind. Mit dem neuen Hauptbuch ab Version ECC 6.0 hat SAP zusätzlich Segmente eingeführt, die eine weitere Möglichkeit bieten, Profitcenter zu strukturieren. Jedes Profitcenter wird dabei genau einem Segment zugeordnet, und sämtliche im Profitcenter aufgelaufenen Ist- und Planwerte werden automatisch im Segment mit fortgeschrieben.

Investitionsprogramme entstammen dem Investitionsmanagement und unterstützen Unternehmen, die jährlich einen Investitionsplan und/oder ein Investitionsbudget aufstellen sowie übergreifend überwachen möchten. Hier werden die geplanten oder budgetierten Investitionen eines Unternehmens/Konzerns in Form einer hierarchischen Struktur dargestellt. Diese ist frei nach den jeweiligen Kundenanforderungen definierbar und unabhängig von Organisationsbegriffen des SAP-Systems wie Geschäftsbereich, Werk usw.

Investitionsprogramme bestehen aus beliebig vielen Investitionsprogrammpositionen, mit deren Hilfe das Investitionsbudget strukturiert werden kann. Aus dem Investitionsprogramm können Sie konkrete Investitionsmaßnahmen ableiten, die dann wiederum als Innenaufträge oder Projekte in SAP abgebildet werden.

Neben den genannten Kontierungsobjekten bietet SAP vier Objekte an, um Kennzahlen zu planen:

Sachkonten dienen der Klassifizierung von Geschäftsvorfällen in der Finanzbuchhaltung. Sie drücken einen Buchungssachverhalt aus, wie z.B. Materialbestand, Eigenkapital, Verbindlichkeiten oder Gehälter. Sachkonten werden immer in einer Währung geführt – das bedeutet, der Datentyp ist festgelegt auf zwölf Stellen und zwei Dezimalstellen. Sachkonten können für Auswertungen und für die Planung hierarchisch in Gruppen angeordnet werden.

Kostenarten sind Stammdaten im Controlling und entsprechen im Wesentlichen den Sachkonten in der Finanzbuchhaltung; zusätzlich gibt es sogenannte Sekundärkostenarten, die ausschließlich für Verrechnungen zwischen verschiedenen Objekten im Controlling dienen. Kostenarten drücken wie die Sachkonten einen Buchungssachverhalt aus, allerdings auf die GuV beschränkt, wie etwa Gehälter, Reisekosten oder Materialverbrauch.

Kostenarten lassen sich wie Sachkonten für Auswertungen und für die Planung hierarchisch in Kostenartengruppen anordnen. Die Zuordnung der Kostenarten zu den Gruppen ist nicht zeitabhängig, und die Kostenartengruppenknoten selbst sind keine Kontierungsobjekte – Sie können also auf den Knoten weder planen noch buchen.

Leistungsarten dienen im Controlling dazu, im Betrieb erbrachte Leistungen zu klassifizieren, zu messen und zu bewerten. Beispiele dafür sind interne Dienste wie Instandhaltung, Gebäudereinigung oder auch Produktionsleistungen wie Schweißen, Pressen oder Montieren. Leistungsarten können unterschiedliche Dimensionen wie z.B. Stunden, Stück oder Kilogramm annehmen. Sie stehen immer in Verbindung mit einer Kostenstelle, die die Leistung erbringt. Um die Kosten zu messen, die mit der Erbringung einer Leistung anfallen, planen Sie je Kombination aus Kostenstelle und Leistungsart einen Tarif. Beispiel: Die Kostenstelle »Presse« erbringt die Leistung »Pressen«, die wiederum mit einem Tarif von 50 EUR pro Stunde bewertet ist.

Statistische Kennzahlen können Sie im Controlling dafür einsetzen, um Größen zu planen, die Sie nicht in einer Währung ausdrücken und somit nicht als Kostenart abbilden können. Gängige Beispiele dafür sind: Anzahl der Mitarbeiter, Quadratmeter Bürofläche oder Anzahl der gefahrenen Kilometer. Statistische Kennzahlen können Sie als Aufteilungskriterien bei automatischen Verrechnungen wie z.B. Verteilungen oder Umlagen einsetzen, auf die wir in Abschnitt 2.3 noch genauer eingehen.

Jegliche Planeingaben, die Sie erfassen, erfolgen immer in Verknüpfung mit einer sogenannten Planversion. Mithilfe von Planversionen können Sie verschiedene Planungsstände vorhalten bzw. einfrieren. Damit ist beispielsweise später nachvollziehbar, welcher Plan ursprünglich einmal eingegeben wurde und wie dieser im Laufe des Planungsprozesses weiter verändert wurde. Falls Sie einen Forecast einsetzen, können Sie aber auch die verschiedenen Forecast-Stände mithilfe von Planversionen abbilden. Im Customizing können Sie bis zu 1.000 verschiedene Versionen definieren. Die aktuell gültige muss immer die Version 0 sein.

Die Kontierungsobjekte, die Ihnen in den Modulen FI, CO, PS und IM zur Verfügung stehen, sind somit fest vorgegeben. Ihre Flexibilität besteht lediglich darin, diese an Ihre Unternehmensanforderungen anzupassen.

2.1.3 Schnelle Anpassungen bei Modelländerungen

Wie bereits erwähnt, kann das Datenmodell selbst nicht verändert werden. Änderungen sind lediglich an den Ausprägungen der ausgelieferten Kontierungsobjekte möglich. Dafür hat es den Vorteil, dass im Rahmen einer Neuanlage von Objekten diese sofort in der Planung zur Verfügung stehen und nicht etwa, wie beispielsweise bei BW-IP oder BPC, erst repliziert werden müssen.

Plandaten werden in der ERP-Datenbank stets in Verknüpfung mit den dazugehörigen Kontierungsobjekten und den Kennzahlen (Sachkonto, Kostenart, Leistungsart, statistische Kennzahl) gespeichert. Ändern Sie die Zuordnung eines Kontierungsobjektes innerhalb seiner Hierarchie, so werden sämtliche darauf bereits geplanten bzw. gebuchten Werte sofort mit an die neue Stelle in der Hierarchie übernommen.

2.1.4 Validierung der eingegebenen Daten

In SAP ERP führt das System automatisch eine Reihe von fest vorgegebenen Validitätsprüfungen durch. So können Sie beispielsweise nur Stammdaten verwenden, die zuvor bereits angelegt wurden. Planzahlen werden stets Bottom-up verdichtet, sodass Teilpläne wertmäßig niemals den Gesamtplan übertreffen können. Darüber hinausgehende semantische Prüfungen (legen z.B. fest, dass Kostenarten für Löhne nur auf Produktionskostenstellen und Gehälter nur auf Verwaltungskostenstellen geplant werden dürfen) können über sogenannte Validierungen abgefangen werden. Eine Validierung erlaubt es Ihnen, mithilfe von Regeln oder ABAP-Code eigene Prüfungen zu hinterlegen.