Praxishandbuch SAP-Geschäftspartner (Business Partner) – Funktionen und Integration in SAP S/4HANA (3., erweiterte Auflage)

2.1   Geschäftspartner/Debitor/Kreditor – identische Nummer

Zunächst betrachten wir den Fall, dass alle drei Objekte (Debitor, Kreditor, und Geschäftspartner) gemäß Abbildung 2.1 dieselbe Nummer zugeordnet bekommen, in unserem Beispiel die »200000«. Dazu müssen Nummernkreise und Kontengruppen entsprechend ausgesteuert werden.

Abbildung 2.1: Nummerngleichheit GP/Debitor/Kreditor

Diese Konstellation bietet sich beispielsweise an, wenn Sie in einem Greenfield-Ansatz (siehe Abschnitt 10.4) die Stammdaten komplett neu anlegen und aus den Fachbereichen keine Vorgaben für zu übernehmende Nummern vorliegen. Als Ergebnis haben dann alle drei Objekte (Geschäftspartner, Rolle-Debitor und Rolle-Kreditor) eine identische Nummer und können in Auswertungen einander schneller zugeordnet werden.

2.1.1   Debitoren

Als Erstes muss über Finanzwesen • Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung • Debitorenkonten • Stammdaten • Anlegen der Debitorenstammdaten vorbereiten • Kontengruppe mit Bildaufbau definieren (Debitoren) eine neue Kontengruppe eingerichtet und ausgeprägt werden (siehe Abbildung 2.2 und Abbildung 2.3).

Abbildung 2.2: Neue Debitorenkontengruppe »ZBPD«

Abbildung 2.3: Ausprägung Debitorenkontengruppe »ZBPD«

Im Anschluss muss unter Finanzwesen • Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung • Debitorenkonten • Stammdaten • Anlegen der Debitorenstammdaten vorbereiten • Nummernkreise für Debitorenkonten anlegen ein neuer Nummernkreis, wie in Abbildung 2.4 dargestellt, mit externer Nummernvergabe festgelegt werden. Hierbei ist darauf zu achten, dass dieser Nummernkreis bei den Kreditoren und Geschäftspartnern nicht bereits vergeben ist.

Abbildung 2.4: Nummernkreis für neue Debitorenkontengruppe

Zuletzt wird der neue Nummernkreis der neuen Debitorenkontengruppe zugeordnet. Die Zuordnung erfolgt über Finanzwesen • Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung • Debitorenkonten • Stammdaten • Anlegen der Debitorenstammdaten vorbereiten • Nummernkreise den Kontengruppen für Debitoren zuordnen (siehe Abbildung 2.5).

Abbildung 2.5: Zuordnung Nummernkreis/Debitorenkontengruppe

2.1.2   Kreditoren

Für die Kreditoren gehen Sie analog vor. Auch hier muss unter Finanzwesen • Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung • Kreditorenkonten • Stammdaten • Anlegen der Kreditorenstammdaten vorbereiten • Kontengruppe mit Bildaufbau definieren (Kreditoren) eine neue Kontengruppe eingerichtet und ausgeprägt werden (siehe Abbildung 2.6 und Abbildung 2.7).

Abbildung 2.6: Neue Kreditorenkontengruppe »ZBPK«

Abbildung 2.7: Ausprägung Kreditorenkontengruppe »ZBPK«

Im Anschluss legen Sie unter Finanzwesen • Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung • Kreditorenkonten • Stammdaten • Anlegen der Kreditorenstammdaten vorbereiten • Nummernkreise für Kreditorenkonten anlegen ebenfalls einen neuen Nummernkreis mit externer Nummernvergabe an, der gemäß Abbildung 2.8 mit dem des Debitors übereinstimmt.

Abbildung 2.8: Nummernkreis für neue Kreditorenkontengruppe

Dieser Nummernkreis wird nun wiederum über Finanzwesen • Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung • Kreditorenkonten • Stammdaten • Anlegen der Kreditorenstammdaten vorbereiten • Nummernkreise den Kontengruppen für Kreditoren zuordnen der neuen Kreditorenkontengruppe zugeordnet (siehe Abbildung 2.9).

Abbildung 2.9: Zuordnung Nummernkreis zu Kreditorenkontengruppe

2.1.3   Geschäftspartner

Als weiterer Schritt wird im Customizing des SAP-Geschäftspartners gleichfalls ein neuer Nummernkreis, diesmal mit interner Nummernvergabe, eingerichtet. Dieser Nummernkreis wird anschließend einer ebenfalls neu angelegten Gruppierung zugeordnet. Dies erfolgt gemäß Abbildung 2.10 im Customizing unter

Anwendungsübergreifende Komponenten • SAP-Geschäftspartner • Geschäftspartner • Grundeinstellungen • Nummernkreis und Gruppierung • Nummernkreise definieren

sowie unter

Anwendungsübergreifende Komponenten • SAP-Geschäftspartner • Geschäftspartner • Grundeinstellungen • Nummernkreis und Gruppierung • Gruppierungen definieren und Nummernkreisen zuordnen (siehe Abbildung 2.11).

Abbildung 2.10: Nummernkreis für Geschäftspartnergruppierung

Abbildung 2.11: Zuordnung Nummernkreis zu Geschäftspartnergruppierung

Insgesamt ist darauf zu achten, dass im Rahmen der Nummernkreiszuordnung zu den Gruppierungen mindestens eine Gruppierung mit interner und eine mit externer Nummernvergabe existiert (siehe Abbildung 2.12). Diese Gruppierungen werden als sogenannte Default-Gruppierungen vom System verwendet und können beim Einrichten des SAP-Geschäftspartners geändert werden.

Abbildung 2.12: Default-Gruppierung für interne und externe Nummernvergabe

2.1.4   Stammdatensynchronisation

In einem letzten Schritt erfolgt nun die Einrichtung der Stammdatensynchronisation, auch Customer-Vendor-Integration (CVI) genannt. Diese sorgt dafür, dass die Daten bei der Integration zwischen den Tabellen zum Geschäftspartner und den Tabellen zu Debitoren und Kreditoren abgestimmt bleiben. Das bedeutet: Datensätze, die in beiden Tabellen vorhanden sind, wie z.B. der Name und die Bezeichnung, werden von der »führenden« Geschäftspartnertabelle (BUT000) in die Debitoren- und Kreditorentabellen übertragen.

Damit die Debitoren- und Kreditorenintegration erfolgen kann, muss die »Richtung« der Nummernvergabe festgelegt werden.

Nummernvergabe bei Integration »Geschäftspartner nach Debitor«

Für Debitoren erfolgt die Nummernvergabe über Anwendungsübergreifende Komponenten • Stammdatensynchronisation • Customer Vendor Integration • Einstellungen zur Kunden-/Debitorenintegration • Feldzuordnung für die Debitorenintegration • Zuordnung von Schlüsseln • Nummernvergabe für Richtung GP nach Debitor festlegen. Bitte achten Sie darauf, dass das Feld Nummerngleichheit angehakt ist (siehe Abbildung 2.13). Dadurch wird gewährleistet, dass Geschäftspartner und Debitoren (Rolle Debitor [FI]) dieselbe Nummer zugewiesen bekommen.

Abbildung 2.13: Nummernvergabe GP Richtung Debitor

Nummernvergabe bei Integration »Geschäftspartner nach Kreditor«

Für Kreditoren erfolgt die Zuweisung über Anwendungsübergreifende Komponenten • Stammdatensynchronisation • Customer Vendor Integration • Einstellungen zur Lieferanten-/Kreditorenintegration • Feldzuordnung für die Kreditorenintegration • Zuordnung von Schlüsseln • Nummernvergabe für Richtung GP nach Kreditor festlegen. Auch hier muss das Feld Nummerngleichheit angehakt sein (siehe Abbildung 2.14), um zu gewährleisten, dass Geschäftspartner und Kreditor (Rolle Kreditor [FI]) dieselbe Nummer zugewiesen bekommen.

Abbildung 2.14: Nummernvergabe GP Richtung Kreditor

Die Customer-Vendor-Integration werden wir in Kapitel 10 noch einmal genauer betrachten.

2.1.5   Anwendungsbeispiel

Lassen Sie uns kurz ansehen, wie sich die gezeigten Einstellungen in der Anwendung auswirken. Hierzu legen wir einen Geschäftspartner zunächst in der Rolle »000000 Allgemein« an und ergänzen dann die Rollen »FLCU00« und »FLVN00«, um zu sehen, welche Nummer jeweils zugeordnet wird. Über die Transaktion BP legen wir den SAP-Geschäftspartner an. Ihm wird anhand der hinterlegten Nummernkreissystematik die Nummer 200000 zugeordnet (siehe Abbildung 2.15).

Abbildung 2.15: Nummer des Geschäftspartners – 200000

Nun wird in der Transaktion BP der Geschäftspartner um die Rolle FLCU00 Debitor (FI) im Buchungskreis 1100 erweitert.

Wenn Sie den Reiter Debitor: allgemeine Daten anklicken, sehen Sie, dass automatisch die Kontengruppe ZBPD und die Debitorennummer 200000 hinterlegt sind (siehe Abbildung 2.16).

Abbildung 2.16: Nummer des Debitors – 200000

In der Buchungskreissicht, auf die man über Mehr • Buchungskreis gelangt, müssen noch der Buchungskreis und das Abstimmkonto eingetragen und mittels der Schaltfläche gespeichert werden.

In einem weiteren Schritt wird die Rolle FLVN00 Kreditor (FI) angelegt. Auch hier ist automatisch die Kreditorennummer 200000 hinterlegt, wie in Abbildung 2.17 zu erkennen ist.

Abbildung 2.17: Nummer des Kreditors – 200000