Praxishandbuch SAP-Zahllauf - 2., erweiterte Auflage

2.4 Buchungskreiseinstellungen

2.4.1 Allgemeine Buchungskreisdaten

Zunächst müssen Sie Einstellungen vornehmen, die allgemein für den Buchungskreis gelten, aber unabhängig davon sind, welcher Zahlweg verwendet wird. Hierfür können Sie den ersten Button des zentralen Zahllaufcustomizings Alle Buchungskreise oder alternativ den IMG-Unterpunkt Alle Buchungskreise für Zahlungsverkehr einrichten nutzen. Nach dieser Auswahl erhalten Sie eine Bildschirmansicht wie in Abbildung 2.21 dargestellt.

Abbildung 2.21: Customizing – Buchungskreis

Steuerungsdaten

Der Absendende Buchungskreis im Bereich Steuerungsdaten ist rein informativer Natur für den Zahlungsempfänger. Wenn hier ein entsprechender Eintrag vorgenommen wird, haben Sie die Möglichkeit, dem Zahlungsempfänger bei buchungskreisübergreifenden Regulierungen Informationen über einen ihm bekannten Buchungskreis zukommen zu lassen. So könnte es beispielsweise sein, dass Sie durch die Zahlung eines Buchungskreises offene Posten eines anderen Buchungskreises bezahlen. Dem Empfänger jedoch ist diese Konstellation unbekannt, und Sie haben somit die Möglichkeit, ihm den bekannten Buchungskreis mitzuteilen. Diese Informationen werden in die Tabelle REGUH des Zahllaufes bzw. die Struktur FPAYH weggeschrieben und können im Zahlungsdatenträger sowie im Avis verwendet werden. Auf diese Weise können Sie in komplexen Firmenkonstrukten dafür sorgen, dass der Zahlungsempfänger die Zahlung korrekt zuordnen kann. Diese Einstellungsmöglichkeit wird allerdings nur sehr selten verwendet.

Häufiger kommt jedoch ein Eintrag im Feld Zahlender Buchungskreis vor. Mit diesem bewirken Sie, dass die durchgeführten Buchungen durch den Zahllauf auf den Bankunterkonten des zahlenden Buchungskreises durchgeführt werden. Sollten Ihnen bei der Auswahl der Buchungskreise nicht alle erwarteten Einträge zur Verfügung stehen, so liegt dies daran, dass bei der Auswahl nur Buchungskreise aus demselben Land, mit derselben Währung und mit derselben erweiterten Quellensteuerfunktionalität verwendet werden dürfen.

Die Funktion Zahlwegzusätze müssen Sie aktivieren, wenn Sie diese im vorliegenden Buchungskreis verwenden möchten. Die Funktionalität wird Ihnen im entsprechenden Abschnitt 2.5.4 aufgezeigt.

Skonto und Toleranzen

Im Teilbereich Skonto und Toleranzen können Sie definieren, wie genau vereinbarte Zahlungsbedingungen berücksichtigt werden sollen. Soll Ihr SAP-System beispielsweise auch noch fünf Tage nach der Gewährungsfrist Skonto berücksichtigen, so muss im Feld Toleranztage bei Verbindlichkeit ein entsprechender Eintrag gemacht werden.

Ebenso können Sie im Feld Ausgangszahlung mit Skonto ab den Skontoprozentsatz bestimmen, ab dem dieser berücksichtigt werden soll. Die beiden vorhergehenden Einstellungen werden in der Praxis zumeist durch das Setzen des Hakens bei Maximaler Skonto ersetzt. Diese Einstellung bewirkt, dass unabhängig von der vorgegebenen Frist immer der maximale Skonto gezogen wird. Dies ist aktuell, zumindest in Deutschland, gängige Praxis – auch wenn es aufgrund des Verstoßes gegen Vereinbarungen moralisch infrage zu stellen ist. Die hier getätigten Angaben können Sie jedoch durch Toleranzeinstellungen in den Kreditoren- und Debitorenstammdaten übersteuern. Somit kann einzelnen Beschwerden wegen Skontoabzugs nach Skontofrist vonseiten der Zahlungsempfänger individuell entgegengewirkt werden.

Sonderhauptbuchvorgänge

Einstellungen zu zugelassenen Sonderhauptbuchvorgängen in einem Buchungskreis können Sie in den jeweiligen Bereichen Kreditoren und Debitoren vornehmen. Wenn in einem Buchungskreis Sonderhauptbuchvorgänge bezahlt werden sollen, müssen Sie diese entsprechend im Feld Zu regulierende SHB-Vorgänge pflegen.

2.4.2 Zahlende Buchungskreise

Steuerung

Das Customizing zu Zahlende Buchungskreise finden Sie über den gleichlautenden Button in der Transaktion FBZP oder alternativ im IMG-Unterpunkt Zahlende Buchungskreise für Zahlungsverkehr einrichten. Abbildung 2.22 zeigt Ihnen den ersten Teil dieser Transaktion.

Abbildung 2.22: Grundeinstellungen – Zahlender Buchungskreis

Hier können Sie im Bereich der Steuerung zunächst Mindestbeträge für den Zahlungsaus- und -eingang definieren. Des Weiteren legen Sie über die Funktionalität Keine Kursdifferenzen fest, ob das Zahlprogramm Kursdifferenzen buchen soll. Diese können bei Fremdwährungszahlungen entstehen, wenn zwischen dem Buchungsdatum der Rechnung und dem Tag der Zahlung Kursdifferenzen entstehen. Diese Einstellungen sind sowohl für Zahlungen generell als auch über die Funktionalität Keine Kursdifferenzen (Teilzahlungen) für Teilzahlungen durchführbar. Wenn Sie diese Vorgaben nicht setzen bzw. nur bei Teilzahlungen keine Kursdifferenzen gebucht werden sollen, ist unbedingt das Kursdifferenzenkonto zu pflegen. Näheres hierzu ist im Abschnitt 2.8 beschrieben.

Festlegungen für SEPA-Zahlungen

Sollte es sich beim relevanten Buchungskreis um einen für Lastschriften vorgesehenen Buchungskreis handeln, so können Sie an dieser Stelle die Gläubiger-Ident-Nummer im Feld Kreditor des Bereiches Festlegungen für SEPA-Zahlungen pflegen. Diese wird einmalig pro Firma vergeben und vom SAP-System bei jeder Mandatserstellung im Buchungskreis automatisch verwendet.

Formulare und Absenderangaben

Sie können für jeden zahlenden Buchungskreis auch Voreinstellungen für Formulare treffen. Sie definieren die Formularnamen, die grundsätzlich als Avise bzw. als EDI-Begleitzettel verwendet werden, im Bereich Formulare in den Feldern Formular für das Avis und Formular des EDI Begleitzettel. Ebenfalls geben Sie an, ob diese Formulare mit SAPscript oder als PDF erstellt wurden. Die hier getätigten Voreinstellungen können Sie in den jeweiligen Avisprogrammen durch entsprechende Einträge im Selektionsbildschirm übersteuern. Abbildung 2.23 zeigt Ihnen die Einstellungsmöglichkeiten im Screenshot.

Abbildung 2.23: Einstellungen für Formulare

Wenn Sie in diesen Formularen Standardtexte für den Briefkopf, Fußtext, Unterschriftstext sowie den Absender verwenden möchten, müssen diese hier hinterlegt werden. Durch die Verwendung von Standardtexten können Sie den Vorteil nutzen, dass einzelne Passagen in Formularen ohne Entwicklungsberechtigung angepasst werden können. Über die Transaktion SO10 können diese Texte in gewissem Rahmen vom Endanwender individuell gestaltet werden. Diese Technik erleichtert die Formularentwicklung sowie den Formularsupport enorm. Vor allem in Ländern mit »plötzlich auftretenden gesetzlichen Vorgaben« in Sachen Firmierungsangaben kann so schnell auf die neu aufgetretenen Umstände reagiert werden.