Schnelleinstieg in das SAP-Produktkosten-Controlling (CO-PC)

3.1 Aufgaben und Zweck der Produktkostenplanung

Wie im Namen bereits anklingt, besteht die erste wesentliche Aufgabe einer Produktkostenplanung darin, die für die Herstellung eines Produktes voraussichtlich anfallenden Herstellungskosten zu ermitteln und fortzuschreiben. Diese Informationen ermöglichen es Ihnen, in späteren Schritten für dieses Produkt einen voraussichtlich zu erzielenden Deckungsbeitrag zu errechnen oder die Untergrenze für einen angestrebten Verkaufserlös festzulegen.

Die Produktkostenplanung verfolgt aber noch einige andere Zwecke.

Ein weiterer wesentlicher Aspekt liegt in der Bestimmung der Standard-Herstellkosten, und damit in der Festlegung des steuer- und handelsrechtlich relevanten Bewertungspreises für selbst hergestellte Materialien. Dieser sogenannte Standardpreis ist das Ergebnis einer (auftragsunabhängigen) Erzeugniskalkulation (häufig auch nur Materialkalkulation genannt), die im Wesentlichen folgenden Zielen dient:

1.   Sie bestimmt die (Standard-) Herstellkosten, oft auch als »Costs of goods manufactured« (COGM) bezeichnet, die zu einem verkauften Artikel gehören, und lässt sich so im Rahmen der Ergebnisrechnung (CO-PA) in Verbindung mit den realisierten Verkaufserlösen als Maßstab für die direkte Rentabilität (Deckungsbeitrag1; DB 1) eines Verkaufsvorgangs heranziehen.

2.   Sie ermittelt den bilanziellen Bewertungsansatz für Ihre Materialien in Form des Standardpreises. Der Standardpreis enthält alle wertmäßigen Bestandteile, die für die Bewertung herangezogen werden dürfen und müssen. Durch die Preisfreigabe wird das Ergebnis der Standardkalkulation zum relevanten Bewertungspreis eines Artikels. Das bedeutet, dass nach der Freigabe des Standardpreises alle Vorgänge mit Bezug zu diesem Artikel (Wareneingänge ans Lager, Entnahmen für die Produktion oder zum eigenen Verbrauch) in der Hauptbuchhaltung (FI) mit dem Wert des Standardpreises gebucht werden. Ebenso ist der Standardpreis die Grundlage für die – zumindest vorläufige – bilanzielle Bewertung der Lagerbestände dieses Artikels.

3.   Der Standardpreis als Ergebnis der Erzeugniskalkulation dient als Referenz für die Produktionsabweichungen auf den Fertigungsaufträgen und damit zur Ermittlung der tatsächlichen (Ist-)Herstellkosten. Im Rahmen des Monatsabschlusses führen Sie eine Abweichungsermittlung auf Ihren Fertigungsaufträgen durch. Hierbei werden alle Differenzen aus tatsächlichen Ist-Belastungen der Fertigungsaufträge und Soll-Entlastungen aus den Produktionsablieferungen – wiederum zum Standardpreis bewertet, gesammelt und ggf. nach Abweichungskategorien unterteilt – in die Rechenwerke FI und CO-PA abgerechnet. Damit haben Sie einerseits Ihre kompletten Ist-Herstellkosten (als Summe aus Standardpreis und Abweichungen) der Fertigung in Ihrer Bilanz, und andererseits stehen Ihnen Ihre Produktionskosten – differenziert nach Standardpreis und Abweichungen – für detaillierte Analysen im CO-PA zur Verfügung.

Im Unterschied zur auftragsunabhängigen Erzeugniskalkulation, die zur Bestimmung des Standardpreises dient, ist es die Aufgabe der (Fertigungs-) Auftragsplankalkulation, die zu erwartenden Kosten für einen konkreten Produktionsauftrag zu ermitteln. Die Ergebnisse der Auftragsplankalkulation können mit denen der Erzeugniskalkulation zum gefertigten Material identisch sein, und zwar dann, wenn in beiden Fällen das gleiche Mengengerüst zum Einsatz kommt und sich an den Preisen, die zur Bewertung des Mengengerüsts herangezogen wurden, in der Zwischenzeit ebenfalls nichts geändert hat.

Oft ist es aber so, dass für die Standardkalkulation ein repräsentatives Mengengerüst herangezogen wird, sich die Produktionsbedingungen bei Anlage eines konkreten Produktionsauftrags aber geändert haben – sei es, dass ein alternatives Fertigungsverfahren genutzt wird, sei es, dass die Losgröße von derjenigen abweicht, die der Erzeugniskalkulation zugrunde gelegen hat, oder dass sich die Bezugsquellen und damit die Preise einzelner Komponenten geändert haben. In diesen Fällen gibt Ihnen die Auftragsplankalkulation Aufschluss über die erwarteten Kosten genau dieses einen Fertigungsauftrags.

Der (Fertigungs-)Auftragsplankalkulation sind die Kundenauftragskalkulation und die Kalkulation von Projekten von ihrem Zweck her sehr ähnlich. Kundenauftrags- oder Projektkalkulationen kommen immer dann zum Einsatz, wenn Sie eine Fertigung betreiben, bei der die konkrete Ausprägung des herzustellenden Artikels von ganz speziellen Kundenwünschen abhängt. Häufig werden dazu konfigurierbare Materialien verwendet.

Projekte werden oft zur Steuerung von Großaufträgen eingesetzt, bei denen sehr viele ineinandergreifende Parameter zu berücksichtigen sind, etwa bei der Herstellung komplexer Maschinen oder Anlagen. In einem Projekt können Sie – ähnlich wie beim Kundenauftrag – alle Kosten und Erlöse auf einem Objekt sammeln. Zudem sind Projekte mit ihren Teilobjekten, Netzplänen und Projektstrukturplan-(PSP-)Elementen eng mit der Logistik verzahnt, sodass Sie auch Terminierungen und gegenseitige Abhängigkeiten einzelner Teilaufgaben abbilden und verfolgen können.

Im Hinblick auf den betriebswirtschaftlichen Zweck, nämlich die Ermittlung der zu erwartenden Kosten für ein konkretes Vorhaben, unterscheiden sich beide Kalkulationsarten hingegen nicht.

3.1.1 Einstufige und mehrstufige Kalkulation

Neben der unterschiedlichen betriebswirtschaftlichen Ausrichtung der hier vorgestellten Kalkulationsarten gibt es noch einen weiteren wesentlichen Unterschied zwischen der auftragsunabhängigen Erzeugniskalkulation und der Auftragsplankalkulation. Dieser betrifft die Behandlung der einzelnen Kostenelemente. Diese gliedern die gesamten Herstellkosten entsprechend der unterschiedlichen Kostenkategorien, also etwa Rohstoffe, Materialkosten, Fertigungskosten oder Gemeinkosten.

Bei einer Erzeugniskalkulation wird die Aufgliederung in diese Kostenelemente von der untersten Stufe (Rohstoffe oder andere Zukaufteile) bis zum Fertigprodukt beibehalten, man spricht in diesem Fall von der Kostenwälzung oder Elementewälzung. Konkret bedeutet dies, dass bei der Analyse des Fertigprodukts auf einen Blick ersichtlich ist, welchen Anteil die einzelnen Kostenelemente an der gesamten Wertschöpfungskette des Fertigprodukts haben.

Aufgrund dieser Möglichkeit, die Wertschöpfungsschritte über die verschiedenen Produktionsstufen hinweg analysieren zu können, spricht man bei einer Erzeugniskalkulation auch von einer mehrstufigen Kalkulation.

Bei der Auftragskalkulation findet eine solche Kostenwälzung nicht statt. Hier gehen die einzelnen Komponenten (Halbfertigfabrikate) als eine Größe in das Kalkulationsergebnis des Fertigprodukts ein, ohne dass eine Aufsplittung in die einzelnen Kostenelemente möglich ist. Man spricht daher in diesem Zusammenhang von einer einstufigen Kalkulation.

Der Unterschied wird in Abbildung 3.1 und Abbildung 3.2 deutlich. Beide Kalkulationen zeigen die Kosten für den Artikel CPF11001 – Kaffee Volles Aroma 500 G.

Abbildung 3.1: Erzeugniskalkulation mit Elementewälzung

Abbildung 3.2: Auftragsplankalkulation ohne Wälzung der Kostenelemente

Betrachten wir in der beispielhaften Abbildung 3.2 die beiden Zeilen mit der Bezeichnung Warenausgänge. Sie sehen, dass das Material CPH_2001 mit seinen gesamten Kosten in die Plankalkulation des Fertigungsauftrags eingeht und dass eine Aufteilung in dessen einzelne Kostenelemente im Gegensatz zur Erzeugniskalkulation hier nicht vorgenommen wird.

Wenn Sie die beiden Zeilen der Warenausgänge näher betrachten, fällt noch ein Unterschied ins Auge: Im Gegensatz zum Material CPH_2001, das mit Materialnummer und Bezeichnung im Bericht erscheint, fehlen diese Angaben bei der Materialposition unmittelbar darüber. Sie sehen hier lediglich die geplanten Kosten und einen Platzhaltertext. Der Grund hierfür liegt in der unterschiedlichen Verwendung des Kennzeichens Herkunft Material in der »Kalkulationssicht 1« des entsprechenden Materialstamms. Während dieses Kennzeichen beim ersten Material (es handelt sich um ein Packmittel) nicht gesetzt ist, ist es beim Material CPH_2001 gesetzt. Die Auswirkungen dieses Kennzeichens auf die Darstellung in den Berichten sind unmittelbar ersichtlich.