Schnelleinstieg in die Chargenverwaltung für SAP S/4HANA

2.1   Der Chargenstamm

Der Chargenstammsatz enthält alle Daten, die zur Bearbeitung einer Charge notwendig sind. Er besitzt im Standard fünf Reiter, in denen die Daten gesammelt werden. Diese werden entweder aus dem Prozess übernommen oder können manuell eingegeben oder auch geändert werden. Generell unterscheiden wir Chargenstammdaten und Klassifizierungsdaten.

Sie ändern die Charge im GUI-Modus über die Transkation MSC2N (Charge bearbeiten), oder Sie nutzen die Fiori-App »Chargen verwalten«.

Da Sie aus dieser Übersicht nicht in die einzelnen Sichten der Charge verzweigen können, nutze ich im Folgenden die App »Charge ändern« (siehe Abbildung 2.1).

Abbildung 2.1: Fiori-Apps für die Chargenverwaltung

Die Kopfdaten sind auf jeder Sicht gleich. Hier wird die Chargennummer zum Material, Werk und, soweit vorhanden, Lagerort angezeigt (siehe Abbildung 2.2).

Abbildung 2.2: Kopfdaten einer Charge

Sie sehen unterhalb der Kopfdaten die fünf Sichten, die zu einer Charge gepflegt werden:

• Grunddaten 1
• Grunddaten 2
• Klassifizierung
• Materialdaten
• Änderungen

Die Datenfelder der jeweiligen Sichten zeige ich Ihnen in den nachfolgenden Abbildungen.

2.1.1   Grunddaten

Das Register Grunddaten 1 (siehe Abbildung 2.3 und Abbildung 2.5) enthält die wichtigsten Stammdaten zur Charge und ist in drei Sektionen unterteilt:

• Daten zur Verfügbarkeitsprüfung und Mindesthaltbarkeit
• Sonstige Daten
• Handelsdaten

Abbildung 2.3: Grunddaten 1

Felder »Grunddaten 1«

Die Felder in dieser Sektion der Grunddaten erläutere ich in der folgenden Übersicht.

• Herstelldatum
  Es bezeichnet das Herstelldatum der Charge. Dieses Datum wird bei der Rückmeldung eines Produktions-/Prozessauftrags eingegeben und an die Charge übergeben. Daraus lässt sich das Verfallsdatum errechnen, sofern dies im Materialstamm so eingestellt ist.
• Verfallsdatum/MHD
  In diesem Feld wird das Verfallsdatum (Datum, ab dem die Ware nicht mehr verwendet werden kann – wird überwiegend in der chemischen Industrie verwendet) bzw. das Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD, Datum, bis zu dem das Material garantiert verwendet werden kann – wird überwiegend in der pharmazeutischen und Lebensmittelindustrie verwendet) eingetragen.
  Dieses Datum kann entweder automatisch aus dem Herstell- oder Wareneingangsdatum und der im Materialstamm eingegebenen Gesamthaltbarkeitsdauer berechnet oder aber manuell eingegeben sowie überschrieben werden.
• Verfügbar ab
  Hier können Sie ein bestimmtes Datum angeben, zu dem die Charge verfügbar ist. Bis dahin wird diese in der Chargenfindung nicht berücksichtigt.
• Periodenkennzeichen
  Hiermit legen Sie die Maßeinheit für die Zeitdauer der Haltbarkeit bzw. der Restlaufzeit fest. Welche Eingaben möglich sind, wird im Customizing eingestellt (üblicherweise J, M, W und T – Jahr, Monat, Woche, Tag).
• Nächste Prüfung
  Dieses Datum einer wiederkehrenden Prüfung stellen Sie im Materialstamm ein. In der Sicht »Qualitätsmanagement« geben Sie die Anzahl Tage im Feld »Prüfintervall« ein. Nach Ablauf dieser Tage erstellt das System über einen Hintergrundjob ein Prüflos. Damit kann z.B. geprüft werden, ob und wie lange das Material noch einsetzbar ist.
• InvSperr
  Dieses Kennzeichen wird systemweise gesetzt, wenn der Bestand an diesem Lagerort wegen Inventur gesperrt ist. Das Feld ist nur sichtbar, wenn die Charge auf Lagerortebene angezeigt wird.
• Chargenart
  Diese Einstellung dient zur Unterscheidung zwischen regulären Chargen, die physisch vorhanden sind oder waren, und WIP(= Work in Progress)-Chargen«. Letztere werden angelegt, um den Zustand eines Zwischen- oder Endprodukts zu beschreiben. Darauf gehe ich in Abschnitt 5.3 näher ein.
• Löschvormerkung
  Hier können Sie Chargen auf verschiedenen Ebenen zum Löschen vormerken. Das bedeutet: Die Chargen werden nicht sofort gelöscht, sondern zum Zeitpunkt der Reorganisation (Archivierung) prüft das Programm, ob die Löschung der gekennzeichneten Chargen erlaubt ist, und löscht diese. Solange dies noch nicht passiert ist, können die Löschvormerkungen wieder zurückgenommen werden:
  • Löschvormerk. ChargBest. – alle Chargen, die mit diesem Kennzeichen versehen sind, werden auf Lagerortebene gelöscht.
  • Löschvorm. Charge – alle so gekennzeichneten Chargen werden auf Mandantenebene gelöscht.
  • Löschvormerkung Charge im Werk – alle so gekennzeichneten Chargen werden auf Werksebene gelöscht.
• Zertifiziert am
  Hier können Sie das Datum eingeben, an dem die jeweilige Charge durch eine qualifizierte Person freigeben wurde. Dieses Feld wird nicht durch das System befüllt.

Die Information zum Chargenzustand sehen Sie nur, wenn über das Customizing die Chargenzustandsverwaltung aktiviert wurde (siehe Abbildung 2.4).

Abbildung 2.4: Chargenzustandsverwaltung aktiv

Sie können die Charge hier über den Radiobutton Nicht frei manuell sperren oder automatisch durch den Verwendungsentscheid einer Qualitätsprüfung sperren lassen, sofern die Charge bei der Qualitätsprüfung zurückgewiesen wurde (dabei setzt das System automatisch im Hintergrund den Button Nicht frei). Eine Sperre über den Verwendungsentscheid kann manuell über den beschriebenen Radiobutton rückgängig gemacht werden.

Abbildung 2.5: Grunddaten 1 – Handelsdaten

Felder »Grunddaten 1 – Handelsdaten«

Die Felder zu den Handelsdaten im unteren Teil des Tabs Grunddaten (siehe Abbildung 2.5) erläutere ich in folgender Übersicht.

• Lieferant
  Sofern der Lieferant bekannt ist, also aus einem Beleg eindeutig gelesen werden kann, wird die Lieferantennummer hier aus dem Beleg übernommen.
• Lieferantencharge
  Hier können Sie die Charge des Lieferanten eingeben (Bezeichnung/Nummer, mit der diese Charge vom Lieferanten gekennzeichnet wurde).
• Letzter WE
  Hier steht der Tag, an dem der letzte Wareneingang für diese Charge stattgefunden hat; dies kann ein Wareneingang aus der Bestellung oder der Produktion sein.
• Ursprungsland
  Hier können Sie das Land eingeben, in dem die Charge gefertigt wurde. Dies ist eine gesetzliche Forderung, wenn es sich um ein Material handelt, das ein- oder ausgeführt wird.
• Ursprungsregion
  Hier können Sie das Ursprungsland näher spezifizieren, indem Sie eine Region innerhalb des Ursprungslandes auswählen. Sobald Sie ein Ursprungsland eingegeben haben, zeigt das System nur die gepflegten Regionen dieses Landes an.
• Intrastat-Gruppe
  Mit diesem Feld können Sie diese Charge zu einer Materialgruppe mit ähnlichen Intrastat-Anforderungen zuordnen. Intrastat ist die innergemeinschaftliche Handelsstatistik der EU-Mitgliedsstaaten. Die Intrastat-Gruppen müssen im Customizing angelegt werden.

Der Reiter Grunddaten 2 (siehe Abbildung 2.6) enthält optionale Eingaben und (nicht änderbare) Verwaltungsdaten über die anlegende/ändernde Person und das Anlage-/Änderungsdatum.

Abbildung 2.6: Grunddaten 2

Im Feld Sprachenschlüssel bestimmen Sie die Sprache, in der Sie Texte pflegen wollen und in der Texte auch ausgegeben werden.

Über Kurztext legen Sie einen Text mit Informationen an, die Sie für diese Charge als wichtig erachten (max. 40 Zeichen). Über den Langtext-Editor () können Sie den Kurztext näher erläutern.

Danach folgen sechs Datumsfelder, über deren Verwendung Sie eigenständig verfügen können.

2.1.2   Klassifizierung

Im Bereich der Klassifizierung (siehe Abbildung 2.7) ordnen Sie der Charge eine Chargenklasse zu. Die Chargenklassifizierung werde ich in Abschnitt 2.2 näher erklären.

Abbildung 2.7: Klassifizierung

Sofern im Customizing eine automatische Klassifizierung der Charge eingestellt ist, wird die ermittelte Klasse der neu angelegten Charge automatisch zugeordnet. Die Klasse enthält verschiedene Merkmale, die eine Chargenfindung (siehe Kapitel 3) ermöglichen. Die Merkmale in der Klasse können automatisch oder manuell befüllt werden.

Es gibt in diesem Reiter einige Buttons (siehe Abbildung 2.8), deren Funktion ich Ihnen im Anschluss erläutere.

Abbildung 2.8: Push-Buttons im Reiter »Klassifizierung«

Bedeutung der Push-Buttons im Reiter »Klassifizierung«

Mit diesem Button löschen Sie die komplette Klassifizierung.

 Mit diesem Button können Sie einen Trace (Produktion und Verteilung von Chargen) erzeugen. Dazu müssen Sie allerdings die entsprechenden Auswahlkriterien einstellen.

 Damit prüfen Sie, ob es innerhalb der Klassifizierung Inkonsistenzen gibt (z.B. fehlende Eingaben).

 Hier können Sie den Status der Klassifizierung ändern (siehe Abbildung 2.9). Dieser Status beeinflusst nicht den Gesamtzustand der Charge.

 Hier werden alle Änderungen angezeigt, die innerhalb der Chargenklassifizierung vorgenommen wurden (siehe Abbildung 2.10).

 Mit diesem Button legen Sie eine neue Merkmalgruppe (siehe dazu Abschnitt 2.1.3) innerhalb der zugeordneten Charge an (siehe Abbildung 2.12, Abbildung 2.13, Abbildung 2.14 und Abbildung 2.15).
Sie können hier nur Merkmale zuordnen, die vorher zur Klasse (hier: YB_BATCH) zugeordnet wurden. Diese Funktion ist geeignet, um eine große Anzahl von Merkmalen zu gruppieren.

 Mit diesem Button können Sie weitere Merkmale einfügen, bestehende löschen oder verschieben.

 Hiermit können Sie das Layout der Charge Ihren Bedürfnissen anpassen.

Abbildung 2.9: Klassifizierungsstatus

Abbildung 2.10: Klassifizierung – Änderungsbelege

2.1.3   Materialdaten

Die in Abbildung 2.11 gezeigte Sicht des Chargenstamms enthält neben der bereits angesprochenen Klassifizierung die Haltbarkeitsdaten der Charge. Auch in dieser Sicht können Sie über die Push-Buttons (genau wie in der Sicht »Klassifizierung«) zusätzliche Merkmalgruppen anlegen, bestehende pflegen sowie Ihre Benutzereinstellungen anpassen.

Abbildung 2.11: Materialdaten

In den Materialdaten sehen Sie die Haltbarkeitsdaten des Materials für diese eine Charge.

Haltbarkeitsdaten der Charge zum Material

Die Bedeutung der einzelnen Felder zu den Haltbarkeitsdaten in der ersten Sektion erkläre ich in folgender Übersicht.

• Restlaufzeit
  In diesem Feld sehen Sie, wie lange das Material noch haltbar sein muss, damit ein Wareneingang akzeptiert wird. Dieser Wert wird bestimmt durch die Einstellungen in der Sicht »Werksdaten/Lagerung 1« des Materialstamms (siehe Abbildung 2.16, Mindestrestlaufzeit im Materialstamm).
• Gesamthaltbarkeit
  Hier erkennen Sie die komplette Dauer der Haltbarkeit der Charge. Dieser Wert ergibt sich aus dem Wareneingangsdatum (oder Produktionsdatum) plus der im Materialstamm angegebenen Anzahl Tage/Monate/Jahre (Gesamthaltbarkeit im Materialstamm, siehe Abbildung 2.16).
• Periodenkennzeichen
  Dieses zeigt die Maßeinheit für die Zeit, die Sie über das gleichnamige Feld im Materialstamm (siehe Abbildung 2.16) festgelegt haben (in unserem Beispiel T = Tage).
• Rundungsregel
  Bei der Berechnung des MHD kann das Ergebnis gerundet werden. Wird das MHD manuell eingetragen, findet keine Rundung statt.
  Die Rundung kann zum Anfang oder Ende der gewählten Periode stattfinden (Woche, Monat oder Jahr) oder auch zum Beginn der nächsten Periode.
  Beispiel:
  Findet der Wareneingang am 4. Mai 2023 statt und Sie haben im Materialstamm eine Gesamthaltbarkeit von zwölf Monaten eingegeben, kommt dieses MHD dabei heraus:
  • Keine Rundung: Monat 05.2024 (siehe Abbildung 2.17)
  • Rundungsregel Anfang der gewählten Periode: Monat 05.2024
  • Rundungsregel Ende der gewählten Periode: Monat 05.2024
  • Rundungsregel Anfang der folgenden Periode: Monat 06.2024 (siehe Abbildung 2.18

Die Sektion Klassifizierung des Materials zeigt, welcher Klasse das Material zugeordnet wurde.

Die Merkmale, die für diese Klasse festgelegt wurden, sehen Sie im nächsten Bildabschnitt Bewertung zu Klasse.

Hier werden die Merkmalswerte lediglich angezeigt, die Pflege ist im Reiter Klassifizierung möglich.

Sie können auch hier über die Push-Buttons zusätzliche Merkmalgruppen anlegen oder bearbeiten.

Mit dem Button (Merkmalgruppe anlegen) erstellen Sie zusätzlich zu der bereits existierenden (vom System angelegten) Gruppe Allgemein weitere Gruppen. Merkmalgruppen ermöglichen Ihnen, eine Klasse mit sehr vielen Merkmalen übersichtlich zu strukturieren.

Durch Klick auf den Button öffnet sich das Fenster aus Abbildung 2.12.

Abbildung 2.12: Zusätzliche Merkmalgruppe anlegen

Geben Sie der Gruppe eine Bezeichnung (hier: CHEMISCHE) und entscheiden Sie sich für eine Darstellung. Danach klicken Sie auf .

Ihnen wird eine Auswahl an Merkmalen angezeigt, die zur Klasse YB_BATCH angelegt wurden. Andere Merkmale können Sie dieser Charge nicht zuordnen (siehe Abbildung 2.13).

Abbildung 2.13: Auswahlliste Merkmale

Markieren Sie die Merkmale, die Sie zuordnen möchten, und klicken Sie auf .

Sie sehen noch einmal eine Übersicht der zugeordneten Merkmale (siehe Abbildung 2.14) und können die Zuordnung über den Push-Button verlassen.

Abbildung 2.14: Merkmale wurden zugeordnet

Die neue Merkmalgruppe mit den zugeordneten Merkmalen (siehe Abbildung 2.15) wird nun im Chargenstammsatz angezeigt.

Abbildung 2.15: Neue Merkmalgruppe mit Merkmalen

Mindesthaltbarkeitsdatum

Die automatische Berechnung des Verfalls- oder Mindesthaltbarkeitsdatums (MHD) eines Produkts beeinflussen Sie durch die Einstellung der Rundungsregel im Materialstamm (siehe Abbildung 2.16).

Abbildung 2.16: Einstellung der Rundungsregel im Materialstamm

Ich möchte hier beispielhaft zwei Einstellungen zeigen.

Im Beispiel aus Abbildung 2.17 wird keine Rundung vorgegeben. Das bedeutet, dass aufgrund der im Materialstamm eingestellten Gesamthaltbarkeit (siehe Abbildung 2.16) das Material nach zwölf Monaten (gemäß dem Periodenkennzeichen »M« = Monat) verfällt.

Abbildung 2.17: MHD ohne Rundung oder Anfang bzw. Ende der gewählten Periode

Im Beispiel aus Abbildung 2.18 wurde die Rundungsregel im Materialstamm auf »Anfang der folgenden Periode« (siehe Abbildung 2.16) eingestellt. Das MHD des Materials zeigt demnach 06.2024 (=13 Monate) an.

Abbildung 2.18: MHD mit Rundungsregel »Anfang der folgenden Periode«