Schnelleinstieg in die SAP-Einkaufsprozesse (MM) - 2., erweiterte Auflage

2.2 Anlage eines Kreditorenstamms

Der Kreditorenstamm ist im SAP-System zwingend notwendig, um die Geschäftsvorfälle einem Konto zuzuordnen. Der Kreditorenstamm kann temporär sein. Das ist sinnvoll, wenn z.B. nur ein Geschäftsvorfall für den betreffenden Lieferanten erwartet wird. In diesem Fall wird ein CPD-Lieferant (= Conto pro Diverse) angelegt. Das dient dazu, die Anzahl der Kreditorenstämme zu reduzieren. Werden mehrere Geschäftsvorfälle zu einem Lieferanten erwartet, so erfolgt die Anlage eines dauerhaften Kreditorenstamms.

Der Kreditorenstamm besteht aus den folgenden Teilen:

• einem Einkaufsteil (Anlage mit der Transaktion MK01), der alle für den Aufbau einer Bestellung notwendigen Daten enthält,
• einem Buchhaltungsteil (Anlage mit der Transaktion FK01), der alle für die Abwicklung der Zahlung notwendigen Daten enthält.

Gewöhnlich wird die Einkaufssicht durch die Beschaffung angelegt, um die Bestellung bei einem neuen Lieferanten platzieren zu können. Die Anlage der Buchhaltungssicht erfolgt meist durch das Rechnungswesen, sobald die Rechnung des Lieferanten mit den erforderlichen Daten vorliegt. Dieses ist u.a. durch die Trennung der Verantwortung begründet und wird von der Revision auch so eingefordert.

2.2.1 Anlegen der Einkaufssicht

In der Einkaufssicht wird dem Lieferanten ein SAP-Konto zugeordnet, auf dem die Geschäftsvorfälle verbucht werden. Ebenso werden die Daten aus dem Kreditorenstamm als Vorschlagswerte in die Bestellanforderung oder Bestellung übernommen (z.B. Zahlungsziele, Incoterms).

Der Einstieg kann über den Menüpfad SAP Menü • Logistik • Materialwirtschaft • Einkauf • Stammdaten • Lieferant • Einkauf • Anlegen (siehe Abbildung 2.2) oder direkt über die Eingabe des Transaktionscodes MK01 erfolgen (siehe Abbildung 2.3).

Abbildung 2.2: Kreditor anlegen – Einkauf

Abbildung 2.3: Kreditor anlegen: Eingabe Transaktionscode

Nachdem Sie die Transaktion MK01 aufgerufen haben, erscheint die in Abbildung 2.4 dargestellte Ansicht.

Der Einstieg in die Anlage eines Kreditorenstamms ist abhängig von den jeweiligen Systemeinstellungen. In diesem Beispiel zeige ich Ihnen, wie ein Lieferant angelegt wird. Die Lieferantennummer wird extern vergeben, d.h., sie muss bei der Anlage des Kreditorenstammsatzes eingetragen werden.

Abbildung 2.4: Anlegen Kreditor – Einstieg

Dabei müssen die ersten Eingrenzungen vorgenommen werden: Sowohl die Vergabe einer Lieferantennummer (Feld Kreditor) als auch die Eingabe der Einkaufsorganisation sind Pflichtfelder, ohne die eine weitere Bearbeitung nicht möglich ist.

Alternativ können Sie auch eine Kontengruppe, anstelle der Einkaufsorganisation eingeben – lautet für den Gläubiger KRED. Die Kontengruppe ist eine Zusammenfassung von Lieferanten, für die die gleichen Kriterien gelten. Beispielsweise beliefern diese Lieferanten alle eine definierte Einkaufsorganisation oder ein Werk..

Mit der »Enter«-Taste starten Sie die Anlage des Lieferantenstammsatzes (siehe Abbildung 2.5).

Abbildung 2.5: Kreditor anlegen – Anschrift

Im abgebildeten Beispiel sind die Felder aufgeführt, die für eine reibungslose Prozessabwicklung auszufüllen sind. Hier sollten Sie vor allem darauf achten, den Suchbegriff so zu wählen, dass auch andere Benutzer diesen Lieferanten im System finden können. Damit vermeiden Sie, dass Ihre Kollegen diesen Lieferanten im System doppelt anlegen, weil sie ihn in den Stammdaten nicht gefunden haben.

Im nächsten Fenster (siehe Abbildung 2.6) müssen Sie die Steuerungsdaten eintragen:

Abbildung 2.6: Kreditor anlegen – Steuerung

In der Ansicht Steuerung können Sie den Lieferanten einer Branche zuordnen und Informationen bezüglich der Steuernummer sowie der Umsatzsteuernummer hinterlegen. Ist der Kreditor in ihrem Unternehmen auch als Kunde bekannt, so können Sie die Nummer des Debitorenstammsatzes im Feld Debitor hinterlegen.

In dem sich nun öffnenden Fenster (siehe Abbildung 2.7) vergeben Sie die Parameter, die später beim Zugriff auf den Lieferanten als Vorschlagswerte vorausgefüllt werden.

Abbildung 2.7: Kreditor anlegen – Einkaufsdaten 1

Neben den Kontaktdaten sind hier vor allem die Einkaufsbedingungen wie Bestellwährung , Zahlungsbedingung und Incoterms wichtig.

• Bestellwährung = die Währung, in der Sie bei dem Lieferanten bestellen. Wenn die Bestellwährung ungleich der Hauswährung ist, wird für die Ermittlung von Freigabegrenzen (siehe hierzu auch Abschnitt 2.4.1) ein im SAP-System hinterlegter Umrechnungskurs herangezogen.
• Zahlungsbedingung = Festlegung der Frist, innerhalb derer die Rechnung des Lieferanten ausgeglichen wird. Sie können hier z.B. auch Skontovereinbarungen hinterlegen.
• Incoterms® = Definition der Art der Anlieferung und des Gefahrenübergangs sowie Festlegung, welcher Geschäftspartner die Transport- und Versicherungskosten übernimmt. Die Incoterms wurden 1936 erstmalig von der Internationalen Handelskammer aufgestellt und im Januar 2011 (»Incoterms 2010«) letztmalig aktualisiert.

Diese Informationen werden für den Aufbau von Bestellanforderungen (Banfen) und Bestellungen automatisch herangezogen.

Nun werden noch weitere Einkaufsdaten benötigt, um den Prozess zwischen Ihrem Unternehmen und dem Lieferanten zu standardisieren (siehe Abbildung 2.8).

Abbildung 2.8: Kreditor anlegen – Einkaufsdaten 2

Hier sei besonders die Wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung (Feld: WE-bez.RechnPrüfung) genannt. Durch Setzen dieses Hakens wird eine eingehende Rechnung gegen einen Wareneingang geprüft. Somit wird sie erst dann zur Zahlung freigegeben, wenn die erfolgte Lieferung oder Leistung dem entspricht, was der Lieferant in Rechnung stellt. Die Eingabe einer Bestätigungspflicht kann ebenfalls zur Prozesssicherheit beitragen. Sollte innerhalb der durch die Bestätigungssteuerung definierten Fristen keine Auftragsbestätigung erfolgen, so wird diese vom System angemahnt.

Weitere Eingaben dienen der Vereinfachung beim Aufbau von Banfen oder Bestellungen.

Damit ist die Anlage des Kreditorenstamms abgeschlossen, und Sie können diesen über das Icon sichern. Anschließend erhalten Sie in der Fußzeile folgende Meldung:

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2.2.2 Anlegen der Buchhaltungssicht

Mit der Anlage der Buchhaltungssicht werden dem Lieferanten vom SAP-System automatisch die Einzelpostenanzeige und die Verwaltung der offenen Posten zugeordnet. Gleichzeitig enthält die Buchhaltungssicht alle relevanten Informationen für die automatische Abwicklung der Zahlung.

Die Anlage der Buchhaltungssicht ist eine Transaktion des Bereichs FI. Durch diese Funktionstrennung soll eine klare Abgrenzung der einzelnen Verantwortungsbereiche gewährleistet werden. Deshalb gehe ich in dieser Einführung nicht auf die Anlage der FI-Stammdaten ein.

2.2.3 Hilfreiche Einträge und Einstellungen

Im Startbildschirm des Kreditorenstamms werden die Kommunikationsdaten zum Lieferanten hinterlegt (siehe Abbildung 2.9).

Abbildung 2.9: Kreditorenstamm – Kommunikationsdaten

Durch Anklicken des Icons öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie die Möglichkeit haben, ergänzende Kontaktinformationen zu hinterlegen (siehe Abbildung 2.10).

Abbildung 2.10: Kreditorenstamm – Hinzufügen von Kommunikationsdaten

Durch Anklicken des Icons wird eine weitere Zeile aktiviert, und Sie können, wie in diesem Beispiel, eine Telefonnummer hinzufügen. Dabei sollten Sie auf Folgendes achten:

   Die Ländervorwahl wird durch das Länderkürzel definiert. Sie müssen hier keine nummerische Eingabe vornehmen.

   Unter Telefon tragen Sie die Telefonnummer ohne die führende Null für die Ortsvorwahl ein.

   Unter Nebenstelle geben Sie die Durchwahl ein.

   Mit diesem Feld können Sie definieren, ob es sich hierbei um den Standardkontakt handelt. Dieser wird dann in allen Feldern vorbelegt, in denen die Telefonnummer des Lieferanten angezeigt wird.

   definiert, ob es sich um eine SMS-fähige Telefonnummer handelt.

   Hier können Sie bestimmen, dass diese Nummer bei der automatischen Kommunikation aus dem SAP-System heraus nicht verwendet wird. Dies ist vor allem bei Faxnummern und E-Mail-Adressen wichtig.

   Im Feld Bemerkungen geben Sie einen Hinweis z.B. für Kollegen ein, die auch mit dem Lieferanten arbeiten. Daran können diese erkennen, in welchem Bereich der jeweilige Kontakt arbeitet (siehe Abbildung 2.11).

Abbildung 2.11: Kreditorenstamm – Beispiel Kommunikationsdaten

Analog ist auch die Anlage weiterer Kommunikationsdaten bei der Faxnummer und den E-Mail-Adressen möglich.