Vos premiers pas avec SAP

2.1  Navigation/interface utilisateur

SAP ERP est une suite logicielle de grande envergure comptant de très nombreuses transactions et de nombreuses façons de les parcourir et de les utiliser. Dans ce chapitre, nous vous présenterons les manipulations de base dans ERP. Nous vous montrerons tout d’abord comment vous connecter au système. Ensuite, nous aborderons l’utilisation de la barre de menus, de la barre d’état et de l’arborescence des menus. Nous évoquerons également les différentes manières d’accéder aux opérations commerciales que vous utilisez le plus souvent et comment les déconnecter du système.

2.1.1 Connexion

Comme nous l’avons mentionné plus haut, SAP est un système client/serveur accessible à de nombreux utilisateurs en même temps. Le système lui-même fonctionne sur une base de données localisée sur un ou plusieurs serveurs. Un serveur est un ordinateur qui fournit des services à d’autres ordinateurs appelés clients. Dans le cas d’un système SAP, les services fournis consistent à exploiter la base de données, assurer le fonctionnement des programmes SAP l’utilisant et permettre aux clients d’accéder au système SAP.

Pour vous connecter à votre système SAP, utilisez le programme de connexion SAP ou la plateforme de connexion SAP (voir Figure 2.1). Dans l’onglet Connexion, vous trouverez tous les systèmes SAP de l’entreprise auxquels vous pouvez accéder (dans notre exemple, il n’y en a qu’un seul). Sélectionnez le système auquel vous souhaitez vous connecter et cliquez sur Connexions. Vous pouvez également double-cliquer sur la description du système.

Figure 2.1 : Plateforme de connexion SAP

L’écran de connexion s’ouvrira alors ; il vous demandera vos identifiants de connexion (voir Figure 2.2). La première indication à entrer est celle du mandant. Un mandant correspond à l’entité organisationnelle de plus haut niveau dans le système SAP ; il s’utilise pour séparer les différentes entreprises. Nous approfondirons la notion d’entité organisationnelle dans la section 2.4. Dans cet exemple, nous choisissons de nous connecter au mandant. Ensuite, vous devez saisir votre nom d’utilisateur. En général, c’est l’équipe administrant SAP au sein du service informatique qui vous attribue un nom, ainsi qu’un mot de passe, que vous entrez immédiatement sous votre nom d’utilisateur. Enfin, sélectionnez la langue du système dans laquelle vous souhaitez travailler. Dans ce cas, nous avons entré FR pour le français.

Figure 2.2 : Écran de connexion SAP

Une fois que vous avez fini de saisir les données de connexion, vous devez soit appuyer sur la touche Entrée de votre clavier, soit appuyer sur le bouton en haut à gauche de votre écran.

Si vous vous connectez au système pour la première fois, il vous est demandé de modifier immédiatement votre mot de passe (voir Figure 2.3). Saisissez votre nouveau mot de passe dans la zone correspondante, puis à nouveau sous Répéter mot de passe. Remarquez que les mots de passe dans SAP sont sensibles à la casse (ce qui signifie que le système fait la distinction entre les majuscules et les minuscules).

Figure 2.3 : Modification du mot de passe

Une fois que vous vous êtes connecté au système, l’écran principal s’affiche. Vous pouvez alors commencer à travailler dans SAP ERP.

2.1.2 L’interface utilisateur SAP ERP

L’écran principal s’appelle SAP Easy Access (voir Figure 2.4). Il est constitué d’un certain nombre d’éléments différents que nous allons à présent vous expliquer.

Figure 2.4 : SAP Easy Access

En haut de l’écran, vous voyez la barre de menus. Parmi les différentes entrées du menu, celles nommées Système et Aide sont toujours disponibles. Dans le sous-menu Système (voir Figure 2.5), vous pouvez modifier votre mot de passe à l’aide du sous-menu Valeurs utilisateur, ou définir des valeurs par défaut pour un certain nombre de paramètres, tels que les sociétés, le format de la date, le format des décimales et l’imprimante par défaut.

Figure 2.5 : Menu système

Le sous-menu Aide vous permet d’accéder à l’aide en ligne de SAP. Sélectionnez Aide • Aide a l’application ou Aide • Bibliothèque SAP pour parcourir la bibliothèque et trouver des informations détaillées sur le système SAP (voir Figure 2.6).

Figure 2.6 : Aide • Bibliothèque SAP

Sous la barre de menus, vous trouverez la barre regroupant les fonctions du système. Elle comporte plusieurs icônes qui gèrent des fonctions générales (voir Figure 2.7). Nous avons déjà rencontré le bouton Suite auparavant ; celui-ci s’utilise pour confirmer toutes les données entrées. Ensuite, on trouve la zone de commande que vous pouvez utiliser pour saisir des raccourcis vers les transactions. Nous vous montrerons comment utiliser cette fonctionnalité plus tard dans ce chapitre. Chaque fois que vous souhaitez finir une transaction et envoyer les entrées de données au serveur, cliquez sur le bouton Sauvegarder . Les boutons Retour , Terminer , et Interrompre s’utilisent pour parcourir les transactions ; le bouton Retour vous ramènera à l’écran précédent, tandis que le bouton Terminer vous fera sortir de la transaction sans enregistrer vos entrées. Sélectionner Interrompre vous ramènera à l’écran principal, également sans enregistrer votre travail. Le bouton Imprimer vous permet d’envoyer des données vers une imprimante, et vous pouvez utiliser le bouton Rechercher pour rechercher un mot-clé dans votre transaction en cours.

Figure 2.7 : Barre de boutons

Les boutons de navigation s’utilisent pour changer de page dans les listes longues. Si vous cliquez sur le bouton Créer un nouveau mode , cela ouvrira une session supplémentaire ; une session est une autre fenêtre dans laquelle SAP ERP tourne également. Vous pouvez l’utiliser pour travailler en parallèle (par exemple, si vous attendez qu’un rapport finisse d’être généré dans votre session en cours). Par défaut, vous pouvez faire fonctionner jusqu’à six sessions en parallèle, mais votre administrateur peut vous permettre d’en ouvrir jusqu’à 16. Si vous utilisez le bouton Crée un raccourci , vous pouvez créer un lien direct vers la transaction dans laquelle vous êtes et l’enregistrer sur votre bureau. Cette fonction vous permet d’y parvenir directement depuis votre bureau sans avoir à passer par le volet de navigation. Le bouton Aide est une alternative à la méthode vue plus haut pour lancer la fonction d’aide. Enfin, vous pouvez ajuster les paramètres de votre interface utilisateur à l’aide du bouton Ajuster m.en.f. locale (ajuster mise en forme locale) .

En bas, la barre d’état vous indique où vous vous situez dans le système en donnant des informations telles que le serveur auquel vous êtes connecté ainsi que le programme ou le code de transaction que vous utilisez actuellement. Pour afficher tous les détails disponibles dans cette barre, cliquez sur le bouton Liste pour ouvrir une boîte de dialogue (voir Figure 2.8).

Figure 2.8 : Barre d’état

Cliquez à nouveau sur le bouton Liste pour fermer la boîte de dialogue. Nous allons à présent vous montrer comment naviguer dans l’arborescence des menus.

2.1.3 Naviguer dans SAP ERP

L’interface utilisateur se compose en majeure partie de l’arborescence des menus que vous utilisez pour naviguer vers les différents modules et les différentes transactions de SAP ERP. Figure 2.9, vous pouvez voir comment utiliser l’arborescence des menus pour vous rendre, par exemple, à la transaction Saisir pièce de compte général. Pour lancer la transaction, faites un double-clic dessus.

Figure 2.9 : Navigation dans l’arborescence des menus

Comme indiqué plus haut, vous pouvez utiliser les codes de transaction comme raccourcis vers les transactions. Pour utiliser un raccourci, entrez le code de la transaction que vous souhaitez utiliser dans la ligne de commande (voir Figure 2.10). Le système vous amènera directement à cette transaction et l’ouvrira sans que vous n’ayez à parcourir l’arborescence des menus.

Figure 2.10 : Ligne de commande avec code de transaction

Cependant, il vous faudra connaître le code à utiliser pour les transactions spécifiques. Les codes de transaction sont des reliques des tout débuts de SAP, datant d’avant l’apparition de l’arborescence des menus hiérarchisée. Aujourd’hui, il est plus facile, surtout pour un débutant, de parcourir le menu plutôt que de mémoriser les codes de transaction. Les utilisateurs expérimentés trouvent en général plus rapide d’utiliser les codes de transaction pour accéder aux transactions qu’ils utilisent le plus fréquemment.

La plupart des codes de transaction sont composés de quatre caractères alphanumériques (par exemple FB01) ; le premier spécifie le module (F comme dans Financial Accounting), et le deuxième la fonctionnalité au sein du module (B comme dans Beleg, mot allemand signifiant « pièce »). Les deux derniers caractères sont en général des chiffres qui suivent la logique suivante : une transaction terminant par un « 1 » vous permet de créer quelque chose (par exemple un document, une base de données clients ou une base de données articles), « 2 » vous permet de le modifier, « 3 » de l’afficher et « 4 » de le supprimer. Au vu de l’augmentation du nombre de transactions, cette règle n’est plus tout à fait respectée (dans notre exemple ci-dessus, « FB50 » est une transaction relativement récente qui ne suit pas cette règle). En outre, comme certains des caractères utilisés pour les codes sont dérivés de mots allemands, il est plus difficile pour des non-germanophones de deviner intuitivement la signification du code de transaction.

Vous pouvez voir dans quelle transaction vous êtes en jetant un œil à la barre d’état (voir Figure 2.8). En outre, vous pouvez prérégler le système pour afficher le code de transaction devant chacun des noms de transaction (comme c’est le cas Figure 2.10). Par défaut, le système n’affiche pas les codes. Pour les activer, sélectionnez Autres fonctions • Options dans le menu puis cliquez sur l’option Affichage des noms techniques (voir Figure 2.11).

Figure 2.11 : Menu Options

De plus, le système vous permet de gérer des favoris pour les transactions que vous utilisez régulièrement. Les favoris sont listés au-dessus de l’arborescence des menus SAP habituelle (voir Figure 2.12). Pour ajouter une transaction à vos favoris, cliquez sur celle-ci puis sur le bouton .

Figure 2.12 : Gérer ses favoris

Il existe une autre méthode pour ajouter des transactions aux favoris : faites un clic droit sur une transaction dans le chemin de menus, puis sélectionnez Ajouter aux favoris (voir Figure 2.13).

Figure 2.13 : Menu contextuel permettant l’ajout aux favoris

Vous pouvez également utiliser le chemin de menus Favoris pour ajouter de nouveaux codes de transaction, classer les favoris dans des dossiers et même télécharger des favoris depuis et vers d’autres clients (voir Figure 2.14).

Figure 2.14 : Chemins de menus du menu Favoris

Autre méthode encore, à utiliser quand vous êtes dans la transaction, plutôt que de passer par le menu SAP : pour ajouter la transaction en cours d’utilisation à vos favoris, utilisez le chemin de menus Système • Valeurs utilisateur • etendre liste des favoris (voir Figure 2.15).

Figure 2.15 : Étendre liste des favoris

Nous venons de vous présenter les bases de la navigation dans le système SAP ERP. Nous allons à présent vous montrer comment vous déconnecter du système.

2.1.4 Déconnexion de SAP ERP

Pour vous déconnecter du système SAP ERP (mettre fin à votre session), vous pouvez tout simplement fermer la fenêtre de la session dans laquelle vous travaillez. Si vous travaillez sur plusieurs sessions à la fois, vous devrez fermer toutes les fenêtres pour vous déconnecter complètement. La façon la plus rapide et la plus simple de fermer toutes les sessions en même temps est de se rendre dans le menu principal puis de sélectionner Système • Fin de session (voir Figure 2.16). Vous pouvez également utiliser la transaction /NEX pour vous déconnecter de toutes les sessions à la fois.

Figure 2.16 : Déconnexion du système

Figure 2.17 : Perte des données non sauvegardées

2.1.5 Nouveautés dans l’interface utilisateur SAP ERP

Récemment, SAP a introduit quelques nouveautés et améliorations dans ses interfaces utilisateur. SAP a collaboré avec des clients et utilisateurs pour recueillir leurs avis et suggestions ; il en est ressorti de nouveaux outils, et d’autres encore sont prévus. En voici certains : SAP Personas, SAP Fiori et SAP UX Design Services. En personnalisant et en simplifiant les écrans ERP, une entreprise peut réduire les durées de formation et gagner en efficacité tout en ayant des utilisateurs plus satisfaits.

SAP Personas

SAP Personas est un kit d’extension qui permet aux entreprises de personnaliser les écrans SAP ERP pour répondre à leurs besoins particuliers, et ce, sans que cela ne nécessite pour autant une programmation sur mesure ou des ressources extérieures. En fonction des besoins, une entreprise peut simplifier un écran en supprimant les zones non utilisées, en automatisant les saisies répétitives, en proposant des menus déroulants, en combinant plusieurs écrans en un seul, en changeant les couleurs et les images ou encore en réorganisant un écran pour qu’il soit plus intuitif. Avec SAP Personas, vous pouvez modifier les écrans en fonction des rôles, en leur proposant plus ou moins d’informations selon les besoins de l’utilisateur. La Figure 2.18 vous présente un exemple d’écran simplifié à l’aide de Personas.

Figure 2.18 : Personas, avant et après

SAP Fiori

SAP Fiori propose une nouvelle expérience utilisateur reposant sur le recours à des applications et des tuiles, à l’instar des téléphones portables modernes. L’interface utilisateur reprend des principes de conception actuels et propose une « plateforme de lancement » comme point d’entrée aux utilisateurs de l’application. Vous pouvez définir à quelles applications un utilisateur peut accéder à l’aide des rôles et autorisations existants. SAP propose un catalogue complet d’applications pour de nombreux processus de gestion. Il existe trois types d’application (les applications opérationnelles, les infos clés et les applications analytiques), toutes assorties d’une variété d’applications pouvant être configurées pour améliorer l’expérience utilisateur.

Les applications opérationnelles permettent à l’utilisateur de passer une transaction réelle, telle qu’approuver une fiche de saisie des temps, rapprocher des encaissements ou créer des commandes clients. Les infos clés affichent des informations sur les activités commerciales et proposent des fonctions d’analyse descendante, telles que la confirmation d’un ordre de production ou un avis qualité. Les applications analytiques fournissent des informations et analyses en temps réel sur l’entreprise, vous permettant de surveiller certains indicateurs de performance clés (KPI), tels que le chiffre d’affaires, les articles à faible rotation et les quantités estimées en stock. La Figure 2.19 vous présente des exemples d’applications Fiori affichées sur des appareils de types et tailles divers.

Figure 2.19 : Applications Fiori sur smartphone, tablette ou ordinateur de bureau

SAP UX Design Services

SAP UX Design Services est un portefeuille complet de services de conception proposé par SAP aux entreprises pour améliorer l’expérience utilisateur globale. Ce service peut contribuer à mettre en place une stratégie d’interface utilisateur globale, en incluant SAP Fiori et Personas.